Jak wykorzystywać klasy w QuickBooks dla organizacji non‑profit

Funkcja Klas jest jedną z najmniej wykorzystywanych w QuickBooks, a jednocześnie bardzo wszechstronną. Pozwala oznaczać transakcje dodatkowym identyfikatorem, co ułatwia śledzenie przychodów i wydatków według wybranych kryteriów – np. lokalizacji, programu czy działu.

Śledzenie programów przy pomocy klas

Krok 1 – Utworzenie klasy dla każdego programu

W menu górnym kliknij Lists, a następnie przycisk Class i wybierz New. Dodaj osobną klasę dla każdego programu, który generuje darowizny (np. Ewangelizacja, Młodzież, Misje). Dzięki temu będziesz mógł monitorować zarówno wpływy, jak i wydatki przypisane do konkretnego programu.

Krok 2 – Przypisywanie transakcji do klasy

W formularzu Donation wprowadź klasę w czwartej kolumnie od lewej. W przypadku wydatków wybierz klasę w zakładce Expenses na ekranie Write Checks. Przykład: członek kościoła przekazuje 300 USD na misje – wpisujesz klasę Misje w formularzu darowizny. Środki te nie mogą być użyte na inny cel, co spełnia wymogi prawne.

Możesz także tworzyć podklasy, np. pod klasą Misje dodaj podklasy dla poszczególnych misjonarzy. W oknie listy klas zaznacz pole „Subclass”, co umożliwi podgląd sum dla całego programu i jednocześnie rozdzielenie darowizn na poszczególne osoby.

Śledzenie lokalizacji przy pomocy klas

Krok 1 – Utworzenie klasy dla każdej lokalizacji

Jeśli organizacja prowadzi kilka punktów (np. sklepy z używanymi rzeczami, kuchnie społeczne, przedszkola), dodaj klasę dla każdej z nich: Północ, Zachód, Śródmieście itp. To ułatwi raportowanie podatkowe i wewnętrzną kontrolę.

Krok 2 – Przypisywanie wydatków i przychodów

Wszystkie koszty (czynsz, wynagrodzenia, media) oraz przychody (darowizny, sprzedaż w sklepie) oznaczaj odpowiednią klasą. Dzięki temu w jednym pliku firmy QuickBooks możesz rozróżniać wyniki finansowe poszczególnych lokalizacji.

Wskazówka

• Klasy mogą także służyć do rozróżniania typów darowizn (gotówka vs. rzeczowe), działów organizacji czy wydarzeń fundraisingowych.

Ostrzeżenie

• Funkcja Klas w QuickBooks działa jak „Mighty Putty” – elastyczna, ale po ustaleniu przeznaczenia nie może być zmieniona na inny cel. Dlatego przed rozpoczęciem definiowania klas przemyśl ich ostateczne zastosowanie.