Jak korzystać z klas w QuickBooks for Nonprofits

Funkcja Class jest jedną z najmniej wykorzystywanych spośród wszystkich funkcji QuickBooks. Funkcja klasy jest używana na wiele sposobów do śledzenia transakcji, zakupów lub sprzedaży poprzez przypisanie innej identyfikacji identyfikującej do transakcji. Niektóre firmy używają klas do identyfikacji lokalizacji transakcji, jeśli ma więcej niż jedną lokalizację. Inni używają klas do identyfikacji obszaru działalności, w którym transakcja ma miejsce. Na przykład, restauracja /firma cateringowa może chcieć przypisać klasy do wyznaczenia dochodu generowanego przez restaurację i catering oddzielnie, aby można było wygenerować rachunek zysków i strat dla każdej części swojej działalności.

< h3> Użyj funkcji klasy do śledzenia programów

Krok 1
Utwórz nową klasę dla każdego programu, który generuje darowizny dla organizacji non-profit. Kliknij przycisk „Listy” na górnym pasku menu. Spowoduje to otwarcie listy klas. Kliknij lewy dolny przycisk „Klasa”, a następnie przycisk „Nowy”. Wiele instytucji non-profit posiada wiele programów, które generują przychody (darowizny) i mają wydatki. Na przykład kościoły będą miały programy ewangelizacji, młodzieży i misji. Stworzenie klasy dla każdego z nich pozwoli ci śledzić wszystkie darowizny lub wyznaczone prezenty dla każdego programu i śledzić wydatki związane z każdym programem.

Krok 2
Wyznacz każdą transakcję dla konkretnego klasa, z którą jest powiązana. W przypadku darowizn klasa zostanie wprowadzona do formularza darowizny w czwartej kolumnie od lewej. W przypadku wydatków klasa zostanie wprowadzona w zakładce Wydatki oraz w ostatniej kolumnie ekranu Kontrole zapisu. Na przykład członek kościoła przekazuje 300 dolarów na misje kościoła. Program dla młodzieży kupuje program szkoleniowy Biblijnej Szkoły $ 300. Wyznaczenie misji na 300 USD jest rejestrowane w formularzu darowizny. Wyznaczone środki nie mogą zostać wykorzystane na program inny niż ten, dla którego zostały wyznaczone. Użycie tych oznaczeń pozwoli zachować te transakcje jako oddzielne wymagane przez prawo dla firm non-profit.
Tworzenie elementów podklasy dla wielu programów w ramach jednej klasy. Na przykład większy program misji może mieć kilku misjonarzy. Pod główną klasą Misje stwórz podklasę dla każdego misjonarza. Odbywa się to w taki sam sposób, w jaki utworzono klasę. Podczas dodawania nowej klasy w oknie Lista klas zaznacz małe pole, aby wskazać, czy jest to podklasa. Pozwoli to spojrzeć na sumy przydzielane misjom, z możliwością utrzymania darowizn każdego misjonarza oddzielnie.

Użyj funkcji klasy do śledzenia lokalizacji

Krok 1
Utwórz klasę dla każdej oddzielnej lokalizacji większej organizacji, takiej jak organizacja działająca w wielu lokalizacjach dla sklepów z artykułami oszczędnościowymi, jadłodajnie i opieka nad dziećmi dla ubogich. Do celów sprawozdawczości podatkowej konieczne będzie dokładne śledzenie każdej lokalizacji. W przypadku organizacji z czterema lokalizacjami magazynów oszczędnościowych klasy mogą być oddzielone oznaczeniem jednego słowa, które odróżnia je od innych (na przykład Północ, Zachód, Uptown i Śródmieście).

Krok 2 - Przypisz wszystkie wydatki do właściwej lokalizacji. Czynsze, listy płac i media to przykłady wszystkich wydatków, jakie może mieć każda lokalizacja. Jeśli każda lokalizacja jest tego samego typu lokalizacją (np. Magazyn oszczędnościowy), wydatki byłyby na tyle podobne, aby mieć jeden plik firmowy QuickBooks i po prostu użyć funkcji klasy do ich odróżnienia. Lokalizacja. W przypadku kościoła darowizny, które przychodzą, nie są w zamian za dobro lub usługę, jak w przypadku sklepu z oszczędnościami. Chociaż jest to organizacja non-profit, magazyn oszczędnościowy może uznać środki przekazane za używane towary za przychody. Informacje te mogą pozwolić organizacji na podjęcie odpowiedniej decyzji, jeśli wydatki zaczną przekraczać przychody lub darowizny.

Wskazówka
Inne zastosowania funkcji Klasy obejmują śledzenie, jakie darowizny są przekazywane (takie jak jako gotówka lub noncash), oddzielne działy i zbiórki pieniędzy lub imprezy specjalne.

Ostrzeżenie