Jak używać Excela jako bazy danych

Utworzenie bazy danych w Excelu

Excel, oprócz przechowywania liczb i formuł, może pełnić rolę prostej, przeszukiwalnej bazy danych. Kolumny arkusza działają jak pola opisujące cechy rekordów, a każdy wiersz stanowi pojedynczy rekord.

Krok 1 – Przygotowanie arkusza

Otwórz nowy, pusty arkusz, który będzie służył jako baza danych.

Krok 2 – Definiowanie pól

W pierwszym wierszu wpisz unikalne nazwy pól, po jednej w każdej kolumnie. Przykładowo, tworząc bazę muzyki, wpisz w komórkach A1 – „Tytuł”, B1 – „Wykonawca”, C1 – „Gatunek”, D1 – „Rok”. Te cztery kolumny tworzą strukturę tabeli.

Krok 3 – Wprowadzanie rekordów

W kolejnych wierszach wprowadzaj dane dotyczące poszczególnych elementów. Na przykład w wierszu 2 wpisz: „Best of Broadway” (Tytuł), „Boston Pops” (Wykonawca), „Broadway” (Gatunek) oraz „2001” (Rok). Każdy wiersz to nowy rekord.

Dodawanie rekordów przy pomocy narzędzia Formularz

Krok 1

Przejdź do zakładki Plik → Opcje → Pasek szybkiego dostępu.

Krok 2

W polu „Wybierz polecenia z” wybierz Wszystkie polecenia.

Krok 3

Z listy znajdź i zaznacz Formularz, kliknij Dodaj, a następnie OK. Przycisk Formularz pojawi się na pasku szybkiego dostępu.

Krok 4

Ustaw kursor w dowolnej komórce bazy danych i kliknij przycisk Formularz. Excel automatycznie wyświetli formularz z polami bazy oraz pierwszym rekordem.

Aby dodać nowy rekord, kliknij Nowy, wypełnij pola i zakończ klikając Zamknij.

Przeglądanie rekordów

Krok 1

Ustaw kursor w dowolnej komórce bazy i uruchom formularz.

Krok 2

Kliknij przycisk Znajdź następny, aby przejść do kolejnego rekordu.

Kliknij Znajdź poprzedni, aby wrócić do poprzedniego.

Wskazówka

• Używaj skrótów klawiaturowych, aby szybko wyszukać lub dodać rekordy. Ctrl + F otwiera okno znajdowania – wpisz szukane słowo i naciśnij Enter. Aby dodać nowy rekord, naciśnij Ctrl + End, a potem Enter, aby przejść do pierwszej pustej komórki.

Uwaga

• Instrukcje dotyczą programu Excel 2013; w innych wersjach niektóre kroki mogą się nieco różnić.