Jak wykorzystać Excel w audycie

Wykorzystanie Excela w audycie

Excel oferuje szereg przydatnych funkcji, które czynią go potężnym narzędziem dla audytorów. Dzięki możliwości wprowadzania danych do arkusza i przeprowadzania różnorodnych testów oraz analiz, Excel jest prosty w obsłudze i dostępny praktycznie każdemu audytorowi.

Program umożliwia m.in. testy analityczne, takie jak prawo Benforda, analizy poziome i pionowe, analiza wskaźnikowa, regresja, statystyka, segmentacja i analiza przeterminowań. Ponadto wspiera operacje na danych: łączenie, scalanie, tworzenie tabel przestawnych, wykrywanie duplikatów i luk, filtrowanie, sortowanie, podsumowywanie i wiele innych (źródło 1).

Krok 1 – Pozyskanie danych

Najpierw należy uzyskać dane z badanego podmiotu. Może to oznaczać dostęp do systemu księgowego lub pobranie wybranych zestawów danych do testów. Każdy audyt wymaga przeprowadzenia testów transakcji księgowych. Choć Excel obsługuje maksymalnie 1 048 576 wierszy (nowsze wersje), zazwyczaj można podsumować duże zbiory do rozmiaru arkusza, co umożliwia dalszą analizę (np. analiza wskaźnikowa sprawozdań finansowych).

Krok 2 – Tworzenie próbek statystycznych

Na podstawie pełnych danych tworzysz reprezentatywne próbki. Próbkowanie pozwala testować wybrane grupy, które odzwierciedlają całą populację. Przykładowo, wybierasz próbkę opłaconych faktur, aby ocenić całość. Jeśli w próbce wykryjesz nieprawidłowości, wskazuje to na potencjalne problemy w całej populacji i możesz rozszerzyć testy.

Krok 3 – Eksport próbki do Excela

Wybraną próbkę eksportujesz do arkusza Excel. Tam możesz przeprowadzić różnorodne testy oraz przygotować szablony, które później wykorzystasz w podobnych audytach. Dzięki gotowym szablonom nie musisz za każdym razem tworzyć nowych narzędzi.

Krok 4 – Przeprowadzenie testów

W Excelu wykonujesz dwa rodzaje testów:

• Testy analityczne – ocena zależności pomiędzy elementami danych finansowych i niefinansowych, np. analiza wskaźnikowa.
• Testy transakcyjne – szczegółowa weryfikacja poszczególnych zapisów.

Wyniki obu typów testów możesz zapisywać bezpośrednio w arkuszu, łącząc je z odpowiednimi danymi.

Na koniec formułujesz wnioski, odwołując się do arkuszy jako dokumentacji. W razie wykrycia nieprawidłowości, odnośniki w Excelu prowadzą do szczegółowych dowodów, a same arkusze mogą pełnić rolę kart głównych organizujących dokumentację audytową.