Jak zintegrować ADP z QuickBooks

Intuit, producent oprogramowania księgowego QuickBooks, oferuje własny serwis płacowy. Niektóre firmy wolą jednak korzystać z zewnętrznego dostawcy, takiego jak ADP. W takiej sytuacji informacje o wypłatach trzeba wprowadzić dwukrotnie – najpierw do ADP, a potem do QuickBooks. Niektóre systemy obiecują bezpośredni import danych, ale może to prowadzić do problemów, dlatego poniżej opisujemy ręczną metodę.

Krok 1

Otwórz QuickBooks, wybierz w górnym menu pozycję Help, a następnie Search.

Krok 2

W polu wyszukiwania wpisz „Enter payroll manually” i kliknij OK. W wynikach znajdź opcję Calculate Payroll Taxes Manually (without a subscription to QuickBooks payroll). Kliknij ją, a potem odszukaj i wybierz zdanie „Set your company file to use the manual payroll calculations setting”.

Krok 3

Uzyskaj raport płacowy z ADP za dany okres rozliczeniowy. Raport musi zawierać szczegółowe informacje o potrąceniach podatkowych dla poszczególnych pracowników – niektóre wersje podają jedynie sumy federalnych podatków. Jeśli potrzebujesz szczegółów, złóż w ADP specjalne zapytanie.

Krok 4

Wprowadź podsumowanie wynagrodzeń brutto i netto każdego pracownika w QuickBooks. Po aktywacji ręcznego wprowadzania płac pojawi się przycisk Pay Employees na ekranie głównym. Kliknij go, zaznacz pracowników i otwórz Open Paycheck Detail, aby wprowadzić dane z raportu ADP.

Krok 5

Skopiuj z raportu ADP informacje o zarobkach, stawkach godzinowych i przepracowanych godzinach do górnej kolumny. W sekcji Company Summary wprowadź składki pracodawcy na Social Security, Medicare i Federal Unemployment. W kolumnach Employee Summary wpisz potrącenia pracownika – federalny podatek, Social Security i Medicare.

Krok 6

Dodaj pozostałe elementy płacowe (ubezpieczenie zdrowotne, życie, zajęcia wynagrodzenia). Wpisz je w kolumnie Other Payroll Items przy pomocy kreatora elementów płacowych, aby prawidłowo powiązać konta w QuickBooks.

Jeśli korzystasz z kosztorysowania projektów, przydziel wynagrodzenie do konkretnego klienta lub zadania, używając pola Customer/Job w sekcji Earnings, znajdującego się po prawej stronie pod polem Direct Deposit.

Wskazówka

• Ze względu na czas potrzebny na podwójne wprowadzanie danych, rozważ przejście na usługi płacowe Intuit – zmniejszysz ryzyko błędów transkrypcyjnych.

Uwaga

• Niektóre systemy zewnętrzne umożliwiają jednoczesny eksport danych do QuickBooks, ale mogą nie dopasować kont – ADP często grupuje podatki w jedną pozycję, co utrudnia śledzenie potrąceń dla poszczególnych pracowników.