Jak używać Microsoft Access do uzgadniania kont bankowych

Microsoft Access 2007 to prosty, a jednocześnie bardzo funkcjonalny program bazodanowy, który może służyć do zarządzania danymi firmowymi i prywatnymi. Dzięki kilku tabelom, formularzowi i raportowi można zbudować bazę do uzgadniania wyciągów bankowych i regularnie kontrolować salda kont.

Krok 1 – Utworzenie nowej bazy

Uruchom Access 2007, wybierz Utwórz nową i kliknij Pusta baza danych. Podaj nazwę pliku i zatwierdź.

Krok 2 – Definicja tabeli „Rejestr”

Przejdź na kartę Utwórz → Projekt tabeli. W widoku projektowym wprowadź następujące pola:

• Numer transakcji – AutoNumer
• Typ – Tekst
• Numer referencyjny czeku – Liczba
• Kwota – Waluta
• Rozliczona – Tak/Nie

Zapisz tabelę pod nazwą Rejestr i zamknij ją.

Krok 3 – Tabela „Typ transakcji”

Na karcie Utwórz wybierz Tabela. W widoku arkusza danych wprowadź kolejno w pierwszej kolumnie:

• Czek
• Wpłata
• Wypłata
• Karta debetowa
• Automatyczna płatność rachunków

Zapisz tabelę jako Typ transakcji i zamknij.

Krok 4 – Powiązanie pola „Typ” z tabelą „Typ transakcji”

Otwórz tabelę Rejestr w widoku projektowym, zaznacz pole Typ, a w oknie Właściwości przejdź do zakładki Lookup. Ustaw:

• Kontrolka wyświetlania: Combo Box
• Rodzaj źródła wierszy: Table/Query
• Źródło wierszy: Typ transakcji

Zapisz zmiany i zamknij tabelę.

Krok 5 – Formularz wprowadzania danych

Na karcie Utwórz kliknij Formularz, wybierz tabelę Rejestr i postępuj zgodnie z kreatorem, aż pojawi się przycisk Zakończ. Formularz umożliwia wprowadzanie kolejnych zapisów bankowych. Po wprowadzeniu danych zamknij formularz.

Krok 6 – Raport podsumowujący

W zakładce Utwórz wybierz Kreator raportu. W sekcji Tabele/Zapytania wskaż tabelę Rejestr, przenieś pola do listy wybranych, określ układ, sortowanie i zakończ kreator. Raport wyświetli wszystkie zapisane transakcje, co ułatwia ich porównanie z wyciągiem bankowym.

Po skonfigurowaniu bazy możesz co miesiąc wprowadzać nowe operacje i generować raport, aby szybko zweryfikować zgodność salda z bankiem.