Jak używać Excela do obsługi transakcji ACH

Możesz prowadzić ewidencję płatności Automated Clearing House (ACH), czyli przelewów bezpośrednich, w programie Excel. NACHA (National Automated Clearing House Association) definiuje zasady transakcji ACH, które są grupowane pomiędzy bankami i innymi instytucjami finansowymi. Najczęściej ACH wykorzystywany jest do wypłaty wynagrodzeń (direct deposit) oraz pobierania płatności (direct debit). Aby korzystać z Excela przy ACH, Twoje dane muszą być sformatowane zgodnie ze standardem NACHA, potrzebujesz narzędzia do konwersji oraz aktywnego konta ACH w kwalifikowanym banku.

Krok 1

W pierwszym wierszu arkusza wpisz następujące nagłówki: „RDFI”, „Konto”, „Typ”, „Kwota”, „Nazwa” oraz „ID”.

Krok 2

W kolumnie A wprowadź numer instytucji przyjmującej depozyt (routing number). W kolumnie B wpisz numery kont odbiorców. W kolumnie C określ typ transakcji – „Checking”, „Savings” lub „GeneralLedger”. W kolumnie D podaj kwotę: dodatnią dla wpłat i ujemną dla wypłat. W kolumnie E wpisz nazwę osoby lub firmy, a w kolumnie F – identyfikator płatnika używany w Twojej księgowości.

Krok 3

Zapisz arkusz w formacie zalecanym przez używane oprogramowanie – najczęściej jako plik Excel (.xlsx) lub jako plik CSV (comma‑separated values).

Następnie zamknij Excel i uruchom program do konwersji ACH (np. ACH File Pro, EZ‑Direct Deposit, Direct Pay ACH). Wskaż zapisany plik, zaimportuj go i przekształć do formatu ACH. Postępuj zgodnie z instrukcjami programu, aby przesłać gotowy plik ACH do swojego banku.