Jak efektywnie korzystać z arkuszy kalkulacyjnych

Programy takie jak Microsoft Excel, Apple Numbers i OpenOffice Calc umożliwiają tworzenie elastycznych arkuszy kalkulacyjnych. Arkusz to plik komputerowy przypominający papierowy arkusz, ale z dodatkowymi funkcjami programu – wbudowanymi kalkulatorami, automatycznymi obliczeniami, a także kolorowymi wykresami i diagramami generowanymi jednym kliknięciem. Opanowanie tych narzędzi może znacząco odciążyć Twoją pracę.

Kroki

Krok 1 – Tworzenie wykresu

Programy arkuszy posiadają narzędzia, które z istniejących danych generują wykres. W Excelu zaznacz dane i naciśnij F11, aby natychmiast otrzymać wykres. W OpenOffice Calc wybierz dane, przejdź do Wstaw → Wykres.

Krok 2 – Sortowanie danych

Sortowanie tabeli według wielu kryteriów jest proste. W Excelu zaznacz zakres, otwórz zakładkę Dane i kliknij Sortuj. W Calc opcja Sortuj znajduje się w menu Dane.

Krok 3 – Lista adresowa i korespondencja seryjna

Wprowadź nagłówki w pierwszej komórce każdej kolumny, np. „Imię”, „Nazwisko”, „Adres”. Następnie wypełnij wiersze danymi odbiorców – tak przygotowany arkusz można użyć do drukowania etykiet lub korespondencji seryjnej.

Krok 4 – Stosowanie formuł

Arkusze oferują setki gotowych funkcji – od prostych sum po obliczanie amortyzacji. Kliknij komórkę, w której ma pojawić się wynik, a następnie przycisk Wstaw funkcję (Excel/Calc). Wybierz potrzebną funkcję lub wpisz krótkie słowo kluczowe, aby ją odnaleźć.

Krok 5 – Korzystanie z szablonów

W internecie dostępne są szablony do niemal każdego zastosowania: budżetów, raportów, harmonogramów. Większość programów oferuje darmowe szablony do pobrania, które zawierają wbudowane formuły i formatowanie.

Co będzie potrzebne

• Program arkusza kalkulacyjnego, np. Microsoft Excel lub OpenOffice Calc