Jak przekształcić arkusz Excela w etykiety

Arkusze Excel są wygodnym miejscem do przechowywania danych kontaktowych, ale nie umożliwiają bezpośredniego drukowania etykiet. Korzystając z szablonów etykiet i funkcji korespondencji seryjnej w Microsoft Word, możesz łatwo przenieść informacje z Excela na gotowe do druku etykiety.

Krok po kroku

Krok 1

Otwórz arkusz Excel i upewnij się, że w pierwszym wierszu znajdują się nagłówki kolumn (np. Imię, Nazwisko, Ulica, Miasto). Jeśli ich brak, wstaw nowy wiersz (Menu Wstaw → Wiersz) i wpisz odpowiednie nazwy.

Krok 2

W razie potrzeby posortuj dane: zaznacz cały arkusz (kwadrat w lewym górnym rogu) i wybierz Sortuj z menu Narzędzia. W oknie dialogowym zaznacz opcję „Wiersz nagłówka” i określ kryteria sortowania.

Krok 3

Zapisz aktualny plik (Menu Plik → Zapisz).

Krok 4

Otwórz nowy, pusty dokument w Microsoft Word. Wybierz Etykiety w menu Narzędzia (w Word 2007 i nowszych – zakładka Korespondencja → Etykiety).

Krok 5

Kliknij przycisk Opcje i wybierz format etykiet odpowiadający Twojemu producentowi oraz numerowi produktu. Okno podsumowuje wymiary etykiety i strony, co ułatwia wybór właściwej konfiguracji.

Krok 6

W sekcji „Liczba etykiet” zaznacz opcję Pojedyncza etykieta, aby każdy rekord z Excela został umieszczony na osobnej etykiecie.

Krok 7

Naciśnij przycisk Korespondencja seryjna (lub Data Merge) – pojawi się pasek narzędzi Data Merge Manager oraz nowy dokument.

Krok 8

W pasku Data Merge Manager wybierz Otwórz źródło danych.

Krok 9

Wskaż zapisany wcześniej arkusz Excel i kliknij Otwórz.

Krok 10

W oknie wyboru arkusza wybierz zakładkę zawierającą Twoje dane i potwierdź przyciskiem OK. Otworzy się kreator Edycja etykiet.

Krok 11

Kliknij Wstaw pole korespondencji i wybierz kolejno potrzebne pola (np. Imię, Nazwisko). Dodaj spacje, przecinki lub przełamania linii, aby uzyskać pożądany układ. Po zakończeniu naciśnij OK.

Krok 12

W pasku narzędzi wybierz Scal do nowego dokumentu. Word wygeneruje dokument zawierający wszystkie etykiety wypełnione danymi z Excela.

Krok 13

Zapisz nowy dokument (Menu Plik → Zapisz jako) i nadaj mu nazwę.

Umieść arkusze etykiet w podajniku drukarki i wydrukuj je, wybierając Plik → Drukuj.

Wskazówki

• Po zakończeniu kroku 11 możesz zmienić czcionkę, rozmiar i styl, zaznaczając tekst i wybierając Czcionka w menu Format.
• W wersjach Office 2007 i nowszych funkcja korespondencji seryjnej znajduje się w zakładce Korespondencja, co zastępuje starszy pasek Data Merge Manager.

Co będzie potrzebne

• Microsoft Word (2003 lub nowszy)
• Arkusz etykiet (gotowe arkusze z wyciętymi etykietami)
• Drukarka