Jak zamienić zeskanowany dokument na plik Excel

Potrzebne narzędzia

• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Program OCR (np. Microsoft Document Imaging)

Konwersja zeskanowanego dokumentu do formatu Excel jest prostym procesem, który można podzielić na trzy główne etapy: najpierw skanujemy dokument, potem za pomocą oprogramowania OCR przekształcamy go w tekst, a na końcu importujemy dane do Excela przy pomocy kreatora „Tekst jako kolumny”.

W menu Programy → Narzędzia Microsoft Office uruchom Microsoft Office Document Imaging i otwórz zeskanowany plik. Program powinien automatycznie rozpoznać tekst; jeśli nie, kliknij przycisk "Rozpoznaj tekst przy użyciu OCR". Następnie wybierz "Eksportuj do Worda".

W programie Word zapisz plik jako plain text (.txt) (Plik → Zapisz jako → Tekst zwykły). W oknie dialogowym zaznacz opcję "Podziel na strony", aby uniknąć zapisu całego tekstu w jednej linii. Zapisz i zamknij Worda.

Otwórz zapisany plik tekstowy w Microsoft Excel. W nowoczesnych wersjach programu automatycznie uruchomi się kreator importu tekstu. Postępuj zgodnie z jego wskazówkami:

1. Wybierz opcję Rozdzielany (Delimited) – domyślne ustawienie.
2. W kroku 2 określ znak rozdzielający kolumny (najczęściej będzie to spacja).
3. W kroku 3 dostosuj formatowanie poszczególnych kolumn (np. zmień format z ogólnego na tekstowy, datę itp.).

Po zakończeniu kreatora dane zostaną wyświetlone w arkuszu Excel i będą gotowe do dalszej edycji.

Uwaga

Rozpoznawanie znaków optycznych nie jest idealne – przed zapisaniem pliku tekstowego dokładnie porównaj wynik z oryginalnym dokumentem i w razie potrzeby popraw błędy.