Formuła dziennego kosztu w programie Excel

Per diem to dzienna stawka pokrywająca koszty niezbędne do życia w czasie podróży służbowej. Pracodawcy używają jej, aby określić, ile zwrócić pracownikowi za wydatki poniesione w imieniu firmy. W programie Microsoft Excel można łatwo obliczyć per diem, stosując odpowiednią formułę.

Definicja

Per diem (łac. „za dzień”) oznacza dzienny koszt utrzymania poza domem. W kontekście biznesowym jest to stała kwota przyznawana na każdy dzień podróży.

Składniki

W zależności od odległości od miejsca zamieszkania, per diem może obejmować:

• wyżywienie (śniadanie, obiad, kolacja),
• zakwaterowanie,
• koszty transportu,
• wydatki incydentalne.

Obliczenia

Podstawowa formuła per diem:

Per diem = Wyżywienie (śniadanie + obiad + kolacja) + Transport (0,55 × liczba mil) + Wydatki incydentalne + Zakwaterowanie (cena pokoju + podatki)

W Excelu można zapisać to tak:

= (B2+C2+D2) + 0,55*E2 + F2 + (G2+H2)

Koszty transportu i wyżywienia

Amerykański urząd skarbowy (IRS) ustala stawkę za milę. W niektórych latach wynosi ona 0,55 USD, w innych 0,58 USD. Zwykle per diem ma zastosowanie, gdy podróż jest oddalona o co najmniej 50 mil od miejsca zamieszkania.

Stawki na wyżywienie są ustalane na poziomie stanowym lub hrabstwa. W regionach o wyższych kosztach życia (np. Nowy Jork) dzienna kwota na jedzenie jest wyższa.

Wydatki incydentalne i zakwaterowanie

Warto uwzględnić rezerwę na nieprzewidziane wydatki incydentalne. Korzystanie z serwisów oferujących zniżki na noclegi pomaga obniżyć koszt zakwaterowania i uzyskać dokładną wartość per diem.

Zwrot kosztów (reimbursement)

Po zakończeniu podróży pracownik powinien zachować wszystkie rachunki i paragony, a następnie przedstawić je w dziale księgowości w celu zwrotu wydatków.