Microsoft Excel dla organizacji non‑profit

Microsoft Excel to potężny arkusz kalkulacyjny, który może pomóc organizacjom non‑profit w zarządzaniu funduszami, darowiznami, kontaktami oraz innymi danymi w formacie tabelarycznym. Microsoft udostępnia bezpłatną publikację PDF opisującą, jak technologia informacyjna wspiera organizacje pożytku publicznego, wraz z linkami do dalszych materiałów o planowaniu IT (zobacz sekcję „Zasoby”). Dokument ten pomoże określić, w jaki sposób Excel i inne programy mogą najlepiej służyć Twojej organizacji.

Pozyskiwanie oprogramowania

Microsoft oferuje darmowe oprogramowanie, w tym Excel, wielu kwalifikującym się organizacjom non‑profit. Warunki obejmują zatwierdzony status organizacji w kraju macierzystym oraz działalność na rzecz dobra ludzkiego, edukacji, ochrony środowiska lub dziedzictwa kulturowego. Nie kwalifikują się jednostki rządowe, osoby fizyczne, organizacje sportowe, braterstwa oraz większość organizacji medycznych i religijnych. Aby sprawdzić uprawnienia i złożyć wniosek, wejdź na stronę TechSoup Global (zobacz „Zasoby”) i kliknij „Find product donations”. Jeśli nie uzyskasz darmowego Excela bezpośrednio od Microsoftu, poproś darczyńców o przekazanie licencji w zamian za darowiznę pieniężną – niektórzy mogą kwalifikować się do rabatów niedostępnych dla samej organizacji.

Szkolenia

Organizacje non‑profit często opierają się na wolontariuszach i darowiznach, dlatego warto zapewnić przeszkolenie w obsłudze Excela. Microsoft udostępnia bezpłatne samouczki w aktualnych wersjach programu, w tym wideoseminaria, które można realizować we własnym tempie. Wystarczy odwiedzić sekcję „Support” na stronie Microsoft Office i wybrać „Excel”. Obecnie wspierane są wersje Excel 2010, 2007 i 2003. Dodatkowo lokalne uczelnie oraz biblioteki często organizują tanie kursy praktyczne, a niektórzy wolontariusze mogą zaoferować darmowy dzień szkoleniowy.

Szablony

Aby ułatwić pracę, skorzystaj z gotowych szablonów przeznaczonych dla sektora non‑profit. Są dostępne na stronie Microsoft Office i obejmują zarówno profesjonalne, jak i tworzone przez użytkowników wzory. Najprzydatniejsze to: potwierdzenia darowizn, arkusze licytacji, bilety na loterie i kalendarze – wszystkie w sekcji „Nonprofit”. Można je łatwo dostosować do własnych potrzeb. Warto również zajrzeć do szablonów „Small business” (raporty wydatków, etykiety adresowe) oraz „Accounting and finance” (księgi kontrolne, budżety, kalkulatory finansowe). Niektóre szablony działają zarówno w Excelu, jak i w Wordzie, więc upewnij się, że masz odpowiedni program.

Porady dla nowych użytkowników Excel

Rozpoczynaj powoli, stopniowo wprowadzając Excel w codzienne procesy organizacji i zapewnij, że kilka osób zna podstawy obsługi. Wysoka rotacja wolontariuszy sprawia, że posiadanie kilku kompetentnych użytkowników zabezpiecza ciągłość działania, nawet gdy główny ekspert nie jest dostępny. Korzystając z Excel 2010 lub 2007, pamiętaj o zapisywaniu dokumentów w „trybie kompatybilności”, gdy muszą być udostępniane użytkownikom starszych wersji – opcja dostępna w poleceniu „Zapisz jako”.