Jak zaimportować arkusze Excel do Microsoft Access

Wiele osób korzysta z funkcji bazodanowych dostępnych w Microsoft Excel, aby lepiej zarządzać danymi w arkuszach. Proste wyszukiwanie, sortowanie i filtrowanie można wykonać z menu „Dane”. Microsoft Access to w pełni funkcjonalna, relacyjna baza danych, która współpracuje z Excelem. Importowanie danych z arkusza Excel do Access przynosi wiele korzyści: łatwiejszy wprowadzanie danych, dostęp wieloużytkownikowy oraz zaawansowane raportowanie. Podczas importu nagłówki kolumn z Excela stają się nazwami pól, a każdy wiersz zamieniany jest w rekord.

Krok 1 – Zapisz plik w formacie Excel

W Excelu wybierz Plik → Zapisz. Choć Access potrafi odczytać także formaty dBASE czy tekstowe, zaleca się zachowanie natywnego formatu *.xlsx (lub *.xls). Dzięki temu Access może bezpośrednio zaimportować plik i umożliwić dalszą współpracę obu programów.

Krok 2 – Otwórz bazę w Access i wybierz import

Uruchom Microsoft Access i otwórz bazę, do której chcesz dodać dane. Możesz utworzyć nową, pustą bazę, wybierając Plik → Nowy → Baza danych pustka i podając nazwę pliku. Następnie przejdź do Plik → Pobierz dane zewnętrzne → Importuj i wybierz format Excel. Znajdź zapisany arkusz i rozpocznij import. W wersji Access 2007 i nowszych możesz także kliknąć zakładkę Dane zewnętrzne i wybrać Excel. Decyduj, czy chcesz dodać dane do istniejącej tabeli, czy utworzyć nową.

Krok 3 – Skonfiguruj kreatora importu

W kreatorze wybierz arkusz lub zakres, który ma zostać zaimportowany, i kliknij Dalej. Zaznacz, że pierwsze wiersze zawierają nagłówki, które mają stać się nazwami pól. Określ, czy tworzona jest nowa tabela, czy dane mają zostać dołączone do istniejącej. W kolejnych krokach możesz zmienić nazwy pól, pominąć niepotrzebne kolumny oraz ustawić indeksy, w tym klucz podstawowy, który posłuży do sortowania danych w Access. Po zakończeniu kliknij Zakończ.

Po zakończeniu importu uruchom kreatora Analizy tabel, aby sprawdzić strukturę utworzonych tabel. Kreator podzieli dane zawierające duplikaty na osobne tabele, tak aby każda kategoria była przechowywana tylko raz. Sprawdź rozmieszczenie pól, wybierz klucz podstawowy i popraw ewentualne literówki przed finalnym zapisaniem.

Wskazówka

• Arkusze o jednolitej strukturze i przeznaczeniu można importować do jednej tabeli. Natomiast arkusze o różnej budowie powinny trafić do oddzielnych tabel.

Ostrzeżenie

• Usuń wszystkie puste wiersze w arkuszu przed importem. Puste rekordy mogą powodować błędy podczas obliczeń w Access.