Korzystanie z przycisków głosowania w Outlooku – jak śledzić zatwierdzenia

Wymagania

Aby móc śledzić zgłoszone do zatwierdzenia lub głosowania elementy, Twoje konto e‑mail musi działać na serwerze Microsoft Exchange. Takie serwery są najczęściej wykorzystywane w środowiskach firmowych; prywatne konta zazwyczaj nie korzystają z Exchange, chyba że zostały skonfigurowane w ramach pracy lub szkoły. Odbiorcy muszą używać Outlooka 2003 lub nowszego, aby mogli oddać głos – nie muszą mieć konta Exchange, jeśli jedynie otrzymują wiadomość.

Wysyłanie prośby o zatwierdzenie

Tworzenie wiadomości z włączonym śledzeniem jest proste. Napisz e‑mail tak, jak zwykle, dołącz pytanie lub dokument wymagający akceptacji. Przejdź do zakładki Opcje i kliknij Użyj przycisków głosowania na wstążce. Outlook wyświetli gotowe zestawy odpowiedzi, np. „Zatwierdź/Odrzuć” lub „Tak/Nie/Może”. Możesz także wybrać Własne i wpisać własne opcje, oddzielając je średnikami.

Używanie przycisków głosowania

Gdy odbiorca otworzy wiadomość w Outlooku, zobaczy powiadomienie informujące o dostępnych przyciskach głosowania. W Outlooku 2010/2013 wystarczy kliknąć to powiadomienie, aby wyświetlić dostępne opcje i wybrać jedną z nich. W wersjach 2007 i 2003 przyciski pojawiają się na pasku narzędzi. Po oddaniu głosu Outlook automatycznie wysyła krótką odpowiedź do nadawcy, informując go o wybranej opcji.

Śledzenie wyników

Po otrzymaniu odpowiedzi możesz w prosty sposób zobaczyć podsumowanie głosów. Otwórz dowolną odpowiedź na swoją prośbę, a na górze wiadomości znajdziesz przycisk Wyświetl odpowiedzi głosowania. Po kliknięciu zobaczysz tabelę z liczbą głosów „Zatwierdź”, „Odrzuć” i innymi wybranymi opcjami – przydatne szczególnie przy dużych grupach odbiorców.