Jak korzystać z programu Excel do tworzenia systemu notowań

Wiele firm zajmujących się bezpośrednio klientami musi przedstawiać oferty cenowe dla projektów roboczych. Podstawowe elementy każdej oferty są często tym samym tekstem wzorcowym. Drogie oprogramowanie może zawierać niezbędne formularze, ale prosty arkusz kalkulacyjny Excel zapewni wiele tego samego narzędzia. Konfiguracja podstawowego szablonu wymaga trochę pracy, ale może to być proces jednorazowy. Zmiana indywidualnych danych dla każdej nowej wyceny zajmuje bardzo mało czasu.

Krok 1
Wymień konkretne elementy, które muszą być zawarte w systemie wyceny. Powinny one zawierać nazwę firmy, adres, numer telefonu, adres e-mail i stronę internetową, jeśli jest dostępna. Będzie miejsce na datę i dane kontaktowe klienta. W zależności od rodzaju działalności, oferta może wymagać elementów takich jak część #, opis, ilość, koszt i miejsce na rozszerzoną sumę dla każdej części. Będzie miejsce na nazwisko osoby przygotowującej cytat, kiedy wygaśnie i gdzie klient będzie mógł się podpisać.

Krok 2
Otwórz pusty arkusz kalkulacyjny w programie Excel. W komórce A1 wpisz „Oferta” i naciśnij klawisz „Powrót”. Wybierz prostą czcionkę w menu o dużym rozmiarze - być może 36. Zaznacz komórki od A1 do D1. Kliknij prawym przyciskiem myszy tę grupę komórek iw wyświetlonym menu rozwijanym wybierz opcję „Formatuj komórki”. Na karcie wyrównanie kliknij opcję „Połącz komórki”. Teraz scal komórki dla zakresu A3 do D10 w ten sam sposób . W tych komórkach wstaw informacje o firmie. W F3 wpisz „Date:” i wstaw funkcję dla bieżącej daty w E3, wpisując „= Today ()” W komórce A11 wpisz „Customer:” Połącz komórki B11 do D11, B12 do D12, B13 do DB13, B14 do D14 i B15 do D15 indywidualnie.

Krok 3
Zakładając, że musisz podać listy części i ilości, umieść te tytuły w komórkach A18 i D18. Scal komórki B18 do C18 do B32 do C32 jak powyżej. Przejdź do tej kolumny „Opis” i wyśrodkuj ją. „Koszt” można przejść w kolumnie E18. Kolumna F18 może być oznaczona jako „Rozszerzona”. W każdym wierszu poniżej tej ostatniej kolumny wstaw formułę, aby pomnożyć ilość razy koszt. Na przykład komórka F19 będzie czytać „= D19 * E19”. Sformatuj te komórki jako walutę. Zero dolarów pojawi się, dopóki nie otrzymasz danych w odpowiednich kolumnach.

Krok 4
Wpisz „Suma częściowa” w komórce a33, „Podatek” w komórce A34 i „Praca” w komórce A35. Wpisz „Total” w A37. Aby zakończyć tę część i utworzyć obliczenia, w F33 wstaw formułę „= Sum (F19: F32). E34 zawiera stawkę podatku w procentach. Utwórz obliczony podatek w f34, wstawiając „= E34 * F33” i sformatuj tę komórkę jako walutę. W odniesieniu do kosztu pracy należy podać liczbę godzin w D35 i koszt wynagrodzenia godzinowego w E35. Ustaw obliczony koszt pracy w F35 za pomocą tego wzoru: „= d35 * e35.” Zakończ obliczenia, dodając F33, F34 i F35 w komórce F37: „= suma (F33: F35).”

Krok 5
Dodaj komórki dla nazwy osoby przygotowującej, datę wygaśnięcia cytatu i sformułowanie takie jak „Aby zaakceptować tę ofertę, podpis i datę tutaj”. Zaznacz każdą kolumnę elementów cytatu od góry do dołu i wstaw granice.
Zapisz arkusz jako szablon, a nie jako arkusz kalkulacyjny Excel. Wybierz „Plik /Zapisz jako” i szablon programu Excel jako typ dokumentu.

Wskazówki
Po każdym kroku zapisz plik, aby w przypadku popełnienia błędów cały proces nie musiał być powtarzany od początek.
Jeśli wiersze części nie są wystarczające lub zbyt wiele, wystarczy wstawić lub usunąć wiersze.
Zmień nagłówki kolumn na potrzeby biznesowe.
Zobacz przykłady pełnego arkusza kalkulacyjnego, ze wszystkimi formułami i sposobem, w jaki arkusz kalkulacyjny może wyglądać w rzeczywistym użyciu w sekcji Zasoby dodatkowe.
W powyższych krokach dla poleceń lub elementów, które mają być wpisane, ignoruj ​​znaki interpunkcyjne (kropka lub cudzysłowy).

Ostrzeżenia