Jak dodać podzapytanie do raportu w Microsoft Access

Wprowadzenie

Podzapytania (subqueries) to instrukcje SQL umieszczane wewnątrz innych zapytań. Pozwalają one pobrać dane potrzebne do raportu, najczęściej z tabeli różnej od tej używanej w zapytaniu głównym. Przykładowo, aby wyświetlić wszystkie produkty, które przekroczyły tygodniowy limit sprzedaży, można użyć zapytania:

SELECT [Product], [SalesQuota]
FROM [ProductsTable]
WHERE [SalesQuota] < ALL
    (SELECT [Sales] FROM [SalesAssociates]
     WHERE [SalesAssociates].[Product] = [ProductsTable].[Product]);

Microsoft Access umożliwia dodanie podzapytania do raportu na co najmniej dwa sposoby, wykorzystując podraporty. Dzięki temu szczegółowe dane z podzapytania mogą uzupełniać informacje zawarte w raporcie głównym.

Jak dodać podzapytanie do raportu w Access

Krok 1

Otwórz bazę danych Access, w której istnieje przynajmniej jedno podzapytanie oraz odpowiednia tabela.

Krok 2

W panelu All Tables po lewej stronie kliknij wybrane podzapytanie, a następnie przycisk Report na wstążce. Access utworzy nowy raport, którego źródłem danych będzie to podzapytanie.

Krok 3

Przeciągnij ikonę tabeli z panelu All Tables na dowolne miejsce w raporcie. Raport będzie teraz zawierał dane zarówno z podzapytania, jak i z wybranej tabeli. Aby zobaczyć efekt, kliknij prawym przyciskiem zakładkę raportu i wybierz Report View. Poniżej przedstawiamy alternatywną metodę tworzenia raportu z podzapytaniem.

Krok 4

Wybierz tabelę, na podstawie której chcesz utworzyć nowy raport, i kliknij ikonę Report Wizard w zakładce Create.

Krok 5

W pierwszym oknie kreatora zaznacz pola, które mają znaleźć się w raporcie głównym, i kliknij Next.

Krok 6

Wybierz pole, według którego raport będzie grupowany (np. GPA w raporcie o studentach).

Krok 7

Na ekranie sortowania wskaż pole, według którego dane mają być uporządkowane, następnie kliknij Next. W kolejnych krokach wybierz układ i styl raportu (np. „Apex”, „Northwind”) i ponownie kliknij Next.

Krok 8

W ostatnim oknie zaznacz opcję Modify the report’s design i kliknij Finish. Utworzony raport będzie gotowy do dodania podzapytania.

Krok 9

W widoku projektowym (Design) upewnij się, że w panelu Controls włączona jest ikona Use Control Wizards.

Krok 10

Kliknij ikonę Subform w panelu Controls i wskaż miejsce w raporcie (np. nagłówek raportu, nagłówek strony, sekcja szczegółowa), w którym ma pojawić się podraport. Uruchomi się kreator podraportów.

Krok 11

W kreatorze wybierz Use existing Tables and Queries, a następnie z listy Tables/Queries wskaż wcześniej przygotowane podzapytanie. Zaznacz pola, które mają zostać wyświetlone i kliknij Finish.

Gotowe

Otwórz gotowy raport z podzapytaniem, klikając prawym przyciskiem zakładkę raportu i wybierając Report View. Raport wyświetli dane zarówno z tabeli, jak i z podzapytania.