Automatyczne odpowiedzi w Outlook 2007 – jak je skonfigurować

Microsoft Office 2007 posiada funkcję wysyłania automatycznych odpowiedzi na przychodzące wiadomości. Choć serwer Exchange oferuje wbudowany Asystent Nieobecności, w Outlooku można uzyskać podobny efekt, tworząc regułę oraz szablon wiadomości. Po otrzymaniu e‑maila Outlook odpisuje automatycznie, ale jedynie jedną odpowiedź na nadawcę, co zapobiega wielokrotnemu wysyłaniu tej samej wiadomości.

Tworzenie szablonu automatycznej odpowiedzi

1. Otwórz Outlook 2007, wybierz Plik → Nowy → Wiadomość e‑mail.
2. Na karcie Opcje w grupie Format wybierz Tekst zwykły.
3. W treści wiadomości wpisz tekst, który ma być wysyłany jako automatyczna odpowiedź.
4. Kliknij przycisk Microsoft Office (górny lewy róg) i wybierz Zapisz jako.
5. W polu Zapisz jako typ wybierz Szablon Outlook (*.oft).
6. Podaj nazwę pliku i kliknij Zapisz. Szablon zostanie zapisany w folderze szablonów.

Tworzenie reguły automatycznej odpowiedzi

1. W menu Narzędzia wybierz Reguły i alerty, a następnie Nowa reguła.
2. W sekcji Rozpocznij od pustej reguły zaznacz Sprawdzaj wiadomości przy ich przyjmowaniu i kliknij Dalej.
3. Wybierz warunek Wysłane tylko do mnie (oraz inne, jeśli są potrzebne) i ponownie Dalej. Potwierdź, że reguła ma być stosowana do każdej otrzymanej wiadomości.
4. W sekcji Co chcesz zrobić z wiadomością? zaznacz Odpowiedz używając określonego szablonu.
5. W opisie reguły kliknij określony szablon, w oknie Wybierz szablon przejdź do Szablony użytkownika w systemie plików i wybierz wcześniej zapisany plik *.oft.
6. Kliknij Dalej, określ ewentualne wyjątki i ponownie Dalej.
7. W polu Nazwa reguły wpisz nazwę (np. „Automatyczna odpowiedź”) i zakończ klikając Zakończ. Reguła zostanie włączona.

Wskazówki

• Microsoft Office Online udostępnia darmowe szablony wiadomości „Out of Office”, które można pobrać.
• Aby automatyczne odpowiedzi były wysyłane, komputer musi pozostać włączony, a Outlook 2007 otwarty.
• Aby wyłączyć regułę, przejdź do Narzędzia → Reguły i alerty i odznacz odpowiednie pole.