Jak stworzyć raport audytowy w Excelu – praktyczny przewodnik

Wprowadzenie

Microsoft Excel, dzięki rozbudowanym narzędziom analitycznym, funkcjom obliczeniowym oraz możliwościom zabezpieczeń sieciowych, jest skutecznym rozwiązaniem księgowym dla małych firm. Microsoft udostępnia szereg szablonów raportów audytowych, które można dostosować do własnych potrzeb, co znacznie ułatwia formatowanie i organizację danych. Niezależnie od tego, czy audyt jest wewnętrzny, czy wymuszony przez podmiot zewnętrzny (np. urząd skarbowy czy akcjonariusza), szablony działają w wersjach Excel 2010 i 2013. Oczywiście trzeba zebrać wszystkie dokumenty finansowe – faktury, paragony, wyciągi – ale Excel pomoże w szybkim wprowadzaniu i weryfikacji danych.

Kroki przygotowania raportu

Krok 1: Wybierz odpowiedni szablon

Odwiedź witrynę Microsoft z szablonami i znajdź raport audytowy, który najlepiej odpowiada Twoim wymaganiom (zobacz sekcję „Zasoby”).

Krok 2: Pobierz i otwórz szablon

W wersji Excel 2010 kliknij przycisk „Download”, a w Excel 2013 – „Create”. Szablon zostanie otwarty w nowym skoroszycie.

Krok 3: Dostosuj dane firmowe

Uzupełnij pola z informacjami o firmie – nazwę, adres, dane kontaktowe oraz inne niezbędne elementy.

Krok 4: Zbierz dokumentację wymogów

Uzyskaj od swojego biegłego rewidenta lub specjalisty ds. rachunkowości wytyczne dotyczące zgodności ze standardami. W zależności od odbiorcy raportu, może być konieczne umieszczenie określonych elementów w określonej kolejności.

Krok 5: Dostosuj nagłówki i strukturę

Edytuj nazwy kolumn i wierszy tak, aby spełniały wymogi dokumentacji. W razie potrzeby wstaw nowe wiersze lub kolumny – kliknij prawym przyciskiem myszy wybraną komórkę i wybierz „Insert”. Możesz także przeciągać kolumny i wiersze, aby zmienić ich położenie.

Krok 6: Zgromadź wszystkie dokumenty finansowe

Zbierz faktury, paragony, wyciągi bankowe oraz informacje o aktywach. Zakres audytu określi, jakiego rodzaju i jak wiele danych będziesz potrzebował.

Krok 7: Wprowadź dane do szablonu

Wypełnij wszystkie komórki raportu, korzystając z zebranej dokumentacji. Sprawdź wpisy pod kątem literówek i upewnij się, że formuły sumujące dają prawidłowe wyniki.

Na koniec dokładnie przejrzyj cały dokument i zapisz go w bezpiecznym miejscu.

Wskazówki dodatkowe

• Raport audytowy zazwyczaj zawiera list przewodniowy wyjaśniający zakres i cel audytu oraz list zamykający podsumowujący najważniejsze ustalenia i ewentualne nieprawidłowości.
• Excel umożliwia blokowanie wybranych komórek oraz ograniczanie edycji przez określonych użytkowników w sieci. Skonsultuj uprawnienia sieciowe z specjalistą IT, jeśli planujesz udostępniać raport wewnętrznie lub zewnętrznie.