Jak wysłać masowy e‑mail z arkusza Excel

Co będzie potrzebne

• Microsoft Excel 2003 lub 2007
• Microsoft Word 2003 lub 2007
• Microsoft Outlook 2003 lub 2007

Jeśli potrafisz tworzyć arkusze w Excelu i używasz Outlooka jako programu pocztowego, możesz skorzystać z funkcji korespondencji seryjnej, aby wysłać spersonalizowaną wiadomość do wielu odbiorców jednocześnie. Poniżej znajdziesz instrukcję, jak przygotować arkusz z danymi kontaktowymi i połączyć go z szablonem e‑maila w Outlooku.

Wysyłanie masowego e‑maila z arkusza Excel 2003

1. Utwórz w Excelu arkusz zawierający wszystkie niezbędne informacje (np. imię, nazwisko, adres e‑mail). W pierwszej komórce każdej kolumny wprowadź nagłówek, który będzie później używany jako pole korespondencji. Zapisz i zamknij plik.
2. Otwórz Outlook i zminimalizuj go, a następnie uruchom Word. W Wordzie napisz treść wiadomości, zostawiając puste miejsca tam, gdzie mają się pojawić imię odbiorcy lub inne dane.
3. W Wordzie przejdź do menu Narzędzia → Listy i korespondencja → Korespondencja seryjna. W sekcji „Wybierz typ dokumentu” zaznacz Wiadomości e‑mail i kliknij Dalej.
4. Wybierz opcję Użyj bieżącego dokumentu i ponownie kliknij Dalej. Kliknij przycisk Przeglądaj, znajdź wcześniej zapisany arkusz Excel, otwórz go i zatwierdź przyciskiem OK. W razie potrzeby posortuj listę odbiorców i przejdź dalej.
5. Kliknij Więcej elementów i wstaw pola z arkusza Excel w odpowiednie miejsca (np. <FirstName> w zwrocie, a <EmailAddress> w polu adresu).
6. Sprawdź podgląd wiadomości, a następnie kliknij Dalej i wybierz Wiadomość elektroniczna. Wprowadź temat wiadomości w polu „Linia tematu” i zatwierdź.

Wysyłanie masowego e‑maila z arkusza Excel 2007

1. Utwórz i zapisz arkusz Excel z danymi kontaktowymi tak jak w poprzedniej sekcji.
2. Otwórz Outlook i zminimalizuj go, a następnie uruchom Word i napisz treść wiadomości.
3. W zakładce Mailings (Korespondencja) na wstążce kliknij Start Mail Merge → Email Messages.
4. Wybierz Select Recipients → Use an Existing List, znajdź swój arkusz Excel, otwórz go i kliknij OK.
5. W grupie Write & Insert Fields wstaw potrzebne pola (np. Greeting Line dla zwrotu). Użyj przycisku Match Fields, aby dopasować nagłówki z Excela do wstawianych pól.
6. Po zakończeniu edycji przejdź do zakładki Mailings i kliknij Finish & Merge → Send Email Messages. Potwierdź temat i wyślij wiadomości.