Minusy korzystania z poczty elektronicznej w komunikacji firmowej

E‑mail, używany właściwie, może być tanim i efektywnym sposobem komunikacji w firmie. Jednak ze względu na charakter tej formy, w praktyce pojawia się wiele problemów. Polityka e‑mailowa może określić zasady korzystania, ale nadal pozostawia pole do nieefektywności i luk komunikacyjnych.

Nieporozumienia

E‑mail jako forma pisemna nie zawiera ważnych sygnałów niewerbalnych, które wpływają na nasze zrozumienie. W rezultacie sarkazm, humor i silne emocje często nie są odbierane tak, jak intencjonalnie zamierzono. Czasem odbiorca przypisuje emocje tam, gdzie ich nie było. Osoby nieprzyzwyczajone do korespondencji elektronicznej mogą używać wielkich liter lub nadmiernej interpunkcji, nie zdając sobie sprawy, że te elementy przekazują emocje. To prowadzi do nieporozumień, które niepotrzebnie obciążają relacje zawodowe.

Strata czasu

E‑mail sprzyja rozpraszaniu uwagi w pracy. Pracownicy mogą niewłaściwie wykorzystywać firmowy adres do prywatnych wiadomości czy żartów. Nawet jeśli wiadomość dotyczy spraw służbowych, ciągłe sprawdzanie skrzynki może przedłużać realizację zadań. Przykładowo, przy otwartym kliencie poczty, czytanie i odpowiadanie na każdą przychodzącą wiadomość może podwoić czas potrzebny na wykonanie projektu. Odpowiednie jest sprawdzanie poczty raz lub dwa razy dziennie – częstsze przeglądanie wynika z obawy, że przegapi się coś ważnego.

Trudności z odłączeniem się

Jedną z zalet e‑maila jest dostępność z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu. Dla niektórych firm jest to jednak wada, gdyż podważa równowagę między pracą a życiem prywatnym. Pracownicy, którzy są stale podłączeni, szybciej się wypalają, nie spędzają jakościowego czasu z rodziną i przyjaciółmi, co zwiększa stres i obniża satysfakcję z życia.

Stały zapis

Komunikując się e‑mailem w firmie, trzeba dbać o uprzejmość i klarowność. Łatwo wysłać szybką, gniewną odpowiedź bez zastanowienia, a taka wiadomość zostaje na stałe w archiwum – nie da się jej cofnąć. Jeśli pracownik lub pracodawca wypowie się w sposób obraźliwy lub niewłaściwy, może to stać się podstawą do zwolnienia lub dowodem w postępowaniu sądowym. E‑mail wprowadza dystans, dając ludziom odwagę do wypowiedzi, których nie wypowiedzieliby twarzą w twarz lub telefonicznie.