Najlepszy sposób używania MS Office do tworzenia i utrzymywania listy mailingowej dla etykiet bazy danych

Lista mailingowa to baza kontaktów osobistych lub biznesowych. Zbieraj informacje biznesowe od klientów za każdym razem, gdy kontaktują się z Twoją firmą, w szczególności Twoją stroną internetową. Korzystaj z kombinacji kontaktów programu Microsoft Office Outlook, Excel i Word, aby zachować informacje o klientach i danych osobowych. MS Contacts to program bazodanowy do zbierania i przechowywania informacji. Eksportuj listę nazw i adresów do programu Excel i używaj programu Word do formatowania i drukowania etykiet.

Utwórz bazę danych

Krok 1
Otwórz kontakty programu Microsoft Outlook. Kliknij „Nowy” i wpisz swoje dane kontaktowe w polach. Dołącz nazwy i adresy, numery telefonów i wszelkie inne istotne informacje.

Krok 2
Dodaj „Kategorie” do kontaktów, aby dodać kolejną warstwę do organizowania kontaktów. Kliknij przycisk „Kategorie” w prawym dolnym rogu ekranu i wybierz kategorię domyślną. Aby dodać nową kategorię, kliknij przycisk „Główna lista kategorii”, kliknij białe pole, wpisz nową nazwę kategorii, a następnie kliknij przycisk „Dodaj”. Po zakończeniu kliknij „Zapisz i zamknij”. Aktualizuj informacje o kontaktach za każdym razem, gdy otrzymujesz nowe informacje.

Krok 3
Eksportuj kontakty do arkusza kalkulacyjnego Excel. Otwórz program Outlook i kliknij „Plik”, „Importuj i eksportuj”, „Eksportuj do pliku”, „Microsoft Excel” i „Dalej”. Następnie kliknij „Kontakty” i nadaj temu plikowi nazwę i lokalizację.

Krok 4
Kliknij „Pola niestandardowe mapy”, aby usunąć dodatkowe pola. Kliknij „Wyczyść mapę” w prawym dolnym rogu okna. Kliknij znak plus po lewej stronie okna i wybierz każde pole zamiast bloku, aby dodać więcej opcji sortowania. Ponadto podczas używania całego grupowania program Microsoft Outlook dodaje dodatkowe pola. Na przykład blok adresu obejmuje kraj. Kliknij „OK” i „Zakończono”. Otwórz plik Excel i dodaj nagłówki kolumn dla imienia, nazwiska, ulicy, miasta, stanu i kodu pocztowego.

Utwórz etykiety pocztowe

Krok 1
Otwórz Microsoft Word, kliknij menu „Narzędzia”, a następnie „Listy i korespondencja”. Kliknij „Kreator korespondencji seryjnej” i wybierz „Etykieta”.

Krok 2
Kliknij „Zmień układ dokumentu”. Zostanie otwarte okno dialogowe „Opcje etykiet”. Wybierz etykietę z listy numerów produktów i kliknij „OK.”

Krok 3
Wybierz odbiorców, klikając „Użyj istniejącej listy” i „Przeglądaj”. Wybierz plik Excel i kliknij „Otwórz”. Odznacz wszystkie pola przed kolumną ostatniej nazwy, aby usunąć je z listy drukowania. Po zakończeniu kliknij „OK”.

Krok 4
Rozmieść etykiety. Wybierz „Blok adresu” lub „Więcej elementów”, aby wstawić pola do etykiety. Możesz także kliknąć „Dopasuj pola” i wybrać z listy dostępnych pól. Następnie kliknij przycisk „OK”.

Krok 5
Kliknij przycisk „Aktualizuj wszystkie etykiety”. Tworzy to etykiety z informacjami z arkusza kalkulacyjnego Excel. Przejrzyj etykiety pod kątem błędów i wprowadź wszystkie niezbędne zmiany.
Dodaj etykiety do drukarki. Kliknij „Połącz z drukarką” i kliknij „OK.”

Wskazówki
Po wstawieniu poszczególnych pól na etykiecie dodaj spację po mieście i stanie.
Dodaj wszelkie poprawki do etykiet do Outlooka.

Ostrzeżenie