Tworzenie dziennika księgowego w Microsoft Excel

Co to jest dziennik księgowy?

Dziennik to arkusz kalkulacyjny, w którym rejestruje się transakcje w kolejności chronologicznej. Każdy wiersz zawiera datę, nazwę konta oraz kwotę debetu lub kredytu. Opcjonalnie można dodać numer referencyjny (np. numer faktury lub czeku) oraz notatkę opisującą transakcję. Dziennik ogólny obejmuje wszystkie zdarzenia, natomiast istnieją także dzienniki specjalne, takie jak dziennik zobowiązań, należności czy gotówki, które również są wprowadzane do dziennika ogólnego.

Przygotowanie arkusza w Excelu

1. Utworzenie i zapisanie pliku

Otwórz nowy plik Excel. W menu wybierz Plik → Zapisz jako. W oknie podaj nazwę pliku, np. "Dziennik Zobowiązań", i kliknij Zapisz.

2. Ustawienie układu strony

W menu Plik → Ustawienia strony przejdź do zakładki Strona. W sekcji Orientacja wybierz Krajobraz i zatwierdź przyciskiem OK.

3. Dodanie linii siatki do wydruku

W Ustawieniach strony → Arkusz zaznacz pole Linie siatki i kliknij OK.

4. Powtarzanie nagłówków kolumn na każdej stronie

W zakładce Arkusz w sekcji Wiersze do powtórzenia na górze wpisz $1:$1, a następnie kliknij OK.

5. Ustawienie szerokości kolumn

Kliknij nagłówek kolumny, wybierz Format → Kolumna → Szerokość i wprowadź następujące wartości:

• Kolumna A – 10
• Kolumny B‑D – 20
• Kolumna F – 30
• Kolumna G – 15

6. Nazwanie nagłówków

W pierwszym wierszu wpisz etykiety: A – Data, B – Konto, C – Debet, D – Kredyt, E – Notatka, F – Referencja, G – Uwagi. Zaznacz wiersz 1 i przyciśnij Ctrl+B, aby pogrubić tekst.

7. Formatowanie kolumn

Data – kliknij nagłówek kolumny A, wybierz Formatuj komórki → Data i wybierz format *3/14/2001.
Konto – nagłówek C, Formatuj komórki → Wyrównanie, w polu Poziome wybierz Do lewej (wcięcie).
Debet i Kredyt – nagłówki D i E, Formatuj komórki → Księgowość.

8. Dodanie formuły w kolumnie B

W komórce B2 wprowadź formułę:
=IF(C2>0,G2,REPT(" ",5)&G2)
Następnie przeciągnij ją w dół, aby była dostępna we wszystkich wierszach.

9. Podsumowanie na końcu dziennika

W ostatnim wierszu wpisz:

• Kolumna A – Podsumowania
• Kolumna D – formuła =SUM(D2:D36) (zakres dopasuj do ostatniego wiersza debetu)
• Kolumna E – formuła =SUM(E2:E36) (zakres dopasuj do ostatniego wiersza kredytu)
• Kolumna F – Razem
• Kolumna G – formuła =D37-E37 (różnica sum debetu i kredytu)

10. Ustawienie obszaru drukowania

W Plik → Ustawienia strony → Arkusz w sekcji Obszar wydruku wpisz A:F i zatwierdź przyciskiem OK.

Wprowadzanie danych

Podczas rejestrowania kolejnych transakcji wpisuj wartości w odpowiednie kolumny w następnym wolnym wierszu. Nie wprowadzaj danych w kolumnie B – skopiuj formułę z powyższej komórki, aby automatycznie wyświetlała referencję i prawidłowo wcięła kredyty.

Wskazówki

Szerokość kolumn może wymagać dostosowania w zależności od długości wprowadzanych danych.