Jak monitorować fundusze ograniczone w QuickBooks

Fundusze ograniczone to środki przekazane organizacji non‑profit na konkretny cel, np. budowę kościoła lub realizację misji. W odróżnieniu od funduszy ogólnych, które można wydatkować dowolnie, fundusze ograniczone muszą być użyte wyłącznie zgodnie z przeznaczeniem.

Metoda śledzenia klas (Class Tracking)

Krok 1

Włącz funkcję Class Tracking w programie QuickBooks. Kliknij Edit w górnym pasku, przewiń w dół i wybierz Preferences.

Krok 2

W oknie Preferencje przejdź do zakładki Accounting. Następnie wybierz Company Preferences i zaznacz pole Use Class Tracking.

Krok 3

Utwórz klasę dla każdego rodzaju darowizny. Fundusze nieograniczone – wszystkie ogólne wpłaty. Fundusze ograniczone – osobna klasa. Kliknij List → Class List i podwójnym kliknięciem otwórz listę.

Dodaj nowe klasy: przytrzymaj Ctrl+N, wpisz nazwę „Fundusze nieograniczone” i zatwierdź. Dla funduszy ograniczonych możesz utworzyć klasę nadrzędną „Fundusze ograniczone”, a pod nią klasy takie jak „Nowy budynek” czy „Misje”, zaznaczając opcję Sub‑Class Of.

Metoda kont bankowych

Krok 1

Utwórz odrębne konto bankowe dla każdego projektu funduszy ograniczonych. Kliknij List → Chart of Accounts i wybierz New (Ctrl+N).

Krok 2

Wybierz typ Bank, kliknij OK i nazwij konto, np. „Bank – Fundusze ograniczone – Budynek” lub „Bank – Fundusze nieograniczone”.

Krok 3

Stwórz dwa konta przychodów: Fundusze ograniczone – przychody oraz Fundusze nieograniczone – przychody. Ponownie użyj Chart of Accounts → New (Ctrl+N) i wybierz Income.

Dokonuj wpłat na odpowiednie konta bankowe. Wybierz Make Deposits, wprowadź nazwę darczyńcy, kwotę i wybrane konto przychodów, a następnie zatwierdź.

Metoda podkont bankowych (Sub‑Bank Account)

Krok 1

Jeśli nie możesz otworzyć wielu kont bankowych, utwórz podkonto dla każdego rodzaju darowizny. Otwórz ponownie Chart of Accounts.

Krok 2

Wybierz Bank, kliknij New i nazwij konto „Fundusze ograniczone”. W polu Sub‑account of wybierz główne konto bankowe, którego używasz.

Wpłacaj darowizny przeznaczone na fundusze ograniczone do tego podkonta, a darowizny nieograniczone – do konta nadrzędnego. Dzięki temu możesz przeprowadzić jedną uzgodnioną rekonsyliację bankową.