Jak prawidłowo archiwizować pliki PDF

Wprowadzenie

Ponieważ formaty elektronicznych zapisów zmieniają się bardzo szybko, a niektóre pliki można otworzyć jedynie w określonych programach, archiwiści niechętnie polegają na zamkniętym oprogramowaniu. Choć format PDF został opracowany przez firmę Adobe, specyfikacje pozwalające na odczyt i edycję PDF są dostępne dla twórców zewnętrznych, więc nie trzeba polegać wyłącznie na Adobe. Dlatego archiwiści coraz częściej wybierają format PDF/A do przechowywania dokumentów elektronicznych.

Kroki archiwizacji

Krok 1 – Różnica między PDF a PDF/A

Zgodnie z definicją ISO, PDF/A to format oparty na PDF, który „zapewnia mechanizm reprezentacji dokumentów elektronicznych w sposób zachowujący ich wygląd wizualny w czasie, niezależnie od używanych narzędzi i systemów”. PDF/A jest więc trwałym PDF‑em, w którym wszystkie niezbędne elementy są wbudowane, co gwarantuje możliwość odczytu w niezmienionej formie przez długie lata.

Krok 2 – Otwórz dokument

Otwórz plik PDF, który chcesz zarchiwizować, w programie Adobe Acrobat 8.0 lub nowszym, albo w dowolnym edytorze PDF innych firm. Pełną listę dostępnych programów znajdziesz w sekcji „Resources”.

Krok 3 – Sprawdź i wbuduj elementy

Dokument musi być w 100 % samodzielny – wszystkie czcionki, obrazy, grafiki i kolory muszą być osadzone w pliku. W Adobe Distiller wybierz Settings → Edit PDF Settings i zaznacz opcje osadzania czcionek, obrazów oraz kolorów. Elementy wideo i audio nie są dopuszczalne w PDF/A.

Krok 4 – Dodaj metadane

Aby plik był łatwo przeszukiwany, wprowadź metadane (słowa kluczowe, wersję PDF, nazwę programu tworzącego dokument). W Adobe Acrobat wybierz Advanced → Document Metadata i wypełnij wymagane pola.

Krok 5 – Zapisz w archiwum

Zapisz gotowy plik PDF/A na wybranym nośniku: bezpieczny serwer zewnętrzny, dysk twardy lub specjalny dysk DVD‑Gold. Wybór zależy od poziomu bezpieczeństwa, jaki zapewnia Twoje biuro lub dom.

Uwaga

• Pliki PDF/A są zazwyczaj większe od standardowych PDF, ponieważ wszystkie elementy są osadzone.

Co będzie potrzebne

• Komputer
• Dostęp do Internetu
• Dokument PDF
• Oprogramowanie do edycji PDF