Jak zwracać płatności w QuickBooks – instrukcja krok po kroku

Klientka dzwoni i informuje, że zakupiony w Twoim sklepie wąż ogrodowy ma rozdarcie. Szybkie sprawdzenie w QuickBooks pokazuje, że kupiła ostatni egzemplarz, a producent wycofał ten produkt – nie ma możliwości wymiany. W takiej sytuacji musisz wystawić zwrot. Poniżej znajdziesz prostą procedurę, jak to zrobić w QuickBooks.

1. Utwórz notę kredytową lub zwrot

1. W górnym menu wybierz Customers, a z rozwijanego listu kliknij Create Credit Memos/Refunds.
2. Wybierz klienta oraz ewentualny projekt (job).
3. Jeśli używasz pola Class, wskaż odpowiednią klasę.
4. Sprawdź poprawność imienia, nazwiska i adresu klienta.
5. Zweryfikuj datę i automatycznie wygenerowany numer noty kredytowej.
6. Wprowadź numer zamówienia, jeśli klient go podał.
7. W kolumnie ITEM wybierz produkt, którego dotyczy zwrot.
8. W kolumnie DESCRIPTION dopisz przyczynę zwrotu.
9. Podaj ilość zwracanych sztuk.
10. Sprawdź stawkę jednostkową; w razie potrzeby skoryguj kwotę.
11. Z rozwijanego menu w lewym dolnym rogu wybierz odpowiednią Customer Message.
12. Upewnij się, że podatek jest taki sam, jak przy pierwotnym zakupie.
13. Zaznacz pole To be printed lub To be e‑mailed, zależnie od preferowanego sposobu dostarczenia noty.
14. Kliknij Save & Close lub Save & New, aby zapisać notę kredytową.

2. Wybierz sposób rozliczenia zwrotu

Po zapisaniu noty pojawi się okno Available Credit. Masz dwie opcje:

• Retain as an available credit – zachowaj kredyt jako dostępny na przyszłe zamówienia. Użyj tej opcji, gdy klient już zapłacił za zwracany towar lub gdy firma przyjmuje wyłącznie wymiany.
• Give a refund – wypłać zwrot gotówką (czek) lub przelewem na kartę. W oknie Issue a Refund zaznacz To be printed, aby wydrukować czek, oraz Online Payment, aby zwrócić środki na kartę kredytową.

Drukowanie czeku

Wybierz File → Print Forms → Checks, zaznacz odpowiedni czek i kliknij OK. Włóż czek do drukarki i naciśnij Print.

Przypisanie kredytu do faktury

Jeśli klient ma otwartą fakturę, wybierz Apply to an invoice, zaznacz odpowiednią fakturę i kliknij Done.

Wskazówki

• Przypisuj kredyty do tego samego projektu (job), którego użyto przy fakturowaniu produktu.