Jak napisać skuteczną skargę Email

Jeśli masz problem z osobą lub firmą, napisanie e-maila z reklamacją może pomóc Ci go rozwiązać. Napisanie e-maila z reklamacją może również pozwolić Ci wyrazić niezadowolenie z problemu publicznego, który jest zbyt duży, aby go rozwiązać samodzielnie. Pisząc wiadomość e-mail, możesz skierować skargę bezpośrednio do osób odpowiedzialnych za rozwiązanie problemu. Jeśli chcesz, aby Twoja skarga została przeczytana i potraktowana poważnie, musisz nauczyć się pisać skuteczny e-mail reklamacyjny.

Znajdź najlepszą osobę, do której skierujesz skargę. Na przykład, jeśli masz skargę na firmę, zadzwoń lub sprawdź stronę internetową, aby znaleźć adres e-mail dla skarg klientów. Jeśli wyślesz e-mail ze skargą na niewłaściwy adres, może on zostać zignorowany.

Zbadaj właściwy formularz skargi. Niektóre duże organizacje zażądają od Ciebie wypełnienia formularza skargi lub zażądania określonych rodzajów dokumentów potwierdzających Twoją skargę. Informacje te można znaleźć, sprawdzając stronę internetową organizacji lub dzwoniąc na numer kontaktowy podany na stronie internetowej. Przestrzeganie obowiązujących procedur ułatwi organizacji odczytanie i rozpatrzenie skargi.

Podaj cel swojej wiadomości e-mail dotyczącej skargi. To powinno być pierwsze zdanie lub dwa e-maile, aby zwrócić uwagę czytelnika. Jeśli poświęcisz zbyt dużo czasu, możesz zacząć przeglądać lub założyć, że wiadomość e-mail nie jest zbyt ważna.

Wyjaśnij i poproś o skargę. Być specyficznym. Na przykład, jeśli jesteś niezadowolony z produktu firmy, podaj dokładnie, co było z nim nie tak.

Dołącz odpowiednie zdjęcia, pokwitowania i inne informacje pomocnicze na swój adres e-mail. W akapicie wyjaśniającym skargę zanotuj, że dołączono dodatkowe informacje.

Wyjaśnij rozwiązanie. Ponownie, określ, co należy zrobić. Na przykład zażądaj zwrotu lub wymiany wadliwego produktu. Zauważenie pożądanego rozwiązania ułatwi rozwiązanie problemu.

Poproś o odpowiedź. Podaj swoje imię i nazwisko, adres do korespondencji i numer telefonu na końcu wiadomości e-mail, aby ułatwić czytelnikowi kontakt z tobą. Prośba o odpowiedź pokazuje, że poważnie traktujesz skargę, zwłaszcza jeśli poprosisz o odpowiedź w określonym czasie.

Sprawdź pocztę e-mail przed jej wysłaniem, aby upewnić się, że jest zwięzła, dokładna i wolna od pisowni i błędy gramatyczne. E-maile z reklamacjami z błędami wyglądają nieprofesjonalnie, podczas gdy prawidłowo sformatowane i poprawne e-maile reklamacyjne pomogą poważnie potraktować Twoją skargę.

Wskazówki

Bądź uprzejmy. Nieuprzejmość stawia czytelnika w defensywie, co może sprawić, że będzie mniej skłonna do pomocy. Bądź zwięzły. Ludzie, którzy otrzymują skargi, są zajęci; zbędne informacje i wędrówki utrudnią im zwrócenie uwagi na Twój e-mail. Dowiedz się, jakie dodatkowe kroki należy podjąć. Jeśli problem w e-mailu reklamacyjnym nie zostanie rozwiązany, spróbuj złożyć skargę do kogoś wyższego w organizacji lub porozmawiać z prawnikiem.

URL:https://pl.whycomputer.com/email/100317999.html