Jak prawidłowo dokumentować rozmowy telefoniczne

Dokumentowanie rozmowy telefonicznej może być nieocenione jako dowód w transakcjach biznesowych, sprawach karnych czy szkoleniach obsługi klienta.

Zgodnie z informacją podaną przez Reporters' Committee for Freedom of the Press w artykule „Can We Tape”, prawo zezwala na nagrywanie rozmowy, w której uczestniczy nagrywający, bez zgody drugiej strony. Wyjątek stanowią 12 stanów USA (Kalifornia, Connecticut, Floryda, Illinois, Maryland, Massachusetts, Michigan, Montana, Nevada, New Hampshire, Pensylwania i Waszyngton) – tam wymagana jest zgoda wszystkich uczestników.

Kroki dokumentacji

Krok 1 – Sporządzenie notatek

Podczas rozmowy zapisz najważniejsze informacje, datę, godzinę oraz nazwiska rozmówców. Notatki wykonane tradycyjnym długopisem lub w edytorze tekstu mogą być dopuszczone jako dowód w postępowaniu sądowym.

Krok 2 – Użycie rejestratora telefonicznego

Rejestrator telefoniczny to niewielkie urządzenie podłączane do słuchawki, które zapisuje całą rozmowę. Kosztuje od kilkudziesięciu do kilkuset dolarów, w zależności od funkcji. Dostępny jest w sklepach elektronicznych, sklepach z sprzętem szpiegowskim oraz online.

Krok 3 – Aplikacje mobilne

Wiele smartfonów oraz telefonów VoIP posiada wbudowaną funkcję nagrywania połączeń. Wystarczy ją włączyć przed rozpoczęciem rozmowy.

Krok 4 – Rejestrator cyfrowy lub mikrofon

Można także użyć cyfrowego rejestratora głosu lub mikrofonu podłączonego do komputera. Urządzenia te łatwo przechwytują dźwięk z głośnomówiącego telefonu. Kosztują od kilku do kilkudziesięciu dolarów.

Potrzebny sprzęt

• Rejestrator telefoniczny
• Cyfrowy rejestrator głosu
• Mikrofon
• Długopis i papier

Pamiętaj, aby zawsze sprawdzić lokalne przepisy dotyczące zgody na nagrywanie, aby uniknąć naruszenia prawa.