Jak archiwizować pliki firmowe w QuickBooks

Utworzenie i zapisanie kopii zapasowej

Krok 1

Włóż pendrive lub płytę CD‑ROM do komputera.

Krok 2

W menu górnym kliknij Plik, a następnie wybierz Zapisz kopię lub kopię zapasową. Wskaż miejsce zapisu – pendrive lub CD‑ROM.

W polu Nazwa pliku wpisz przedrostek „Archiwalny” (np. Archiwalny_2023.qbw) i zatwierdź przyciskiem OK. Plik zostanie zapisany na wybranym nośniku.

Archiwizacja pliku

Krok 1

W menu Plik wybierz Narzędzia, a następnie Oczyść dane firmy.

Krok 2

Wybierz opcję Usuń transakcje sprzed określonej daty. Data, którą podasz, będzie datą zamknięcia – wszystkie transakcje sprzed niej zostaną zagregowane, a ich szczegóły usunięte.

Krok 3

Kliknij Dalej, aby określić dodatkowe kryteria usuwania. Dostępne opcje:

• Usunięcie nieuzgodnionych transakcji bankowych i kart kredytowych;
• Usunięcie transakcji oznaczonych jako do wydruku;
• Usunięcie faktur i ofert oznaczonych jako do wysłania;
• Usunięcie transakcji zawierających nieobciążone lub niezwrócone koszty.

Kliknij ponownie Dalej.

Krok 4

W następnym oknie zaznacz opcję usunięcia elementów, które nie mają już żadnych transakcji (konta, klienci, dostawcy, inne nazwy, pozycje faktur oraz notatki „Do zrobienia”).

Po zakończeniu kliknij Rozpocznij czyszczenie. Zapisz oczyszczony plik na pulpicie lub zewnętrznym dysku twardym, aby kontynuować pracę w QuickBooks.

Wskazówka

• Księgowi zazwyczaj archiwizują dane QuickBooks po zakończeniu roku obrachunkowego. Jeśli masz wiele niezamkniętych transakcji, rozważ archiwizację danych sprzed dwóch lat.

Ostrzeżenie

• Przechowuj kopię zapasową w bezpiecznym miejscu – może być potrzebna do odtworzenia szczegółów zamkniętej transakcji.