Jak archiwizować pliki firmowe QuickBooks

Gdy plik firmowy QuickBooks zawierał wiele transakcji przez długi okres czasu, przestrzeń zajmowana przez oprogramowanie QuickBooks wzrasta. Może to spowodować ekstremalne spowolnienie procesu operacyjnego QuickBooks. Rozwiązaniem jest archiwizacja poprzednich lat plików firmowych. W starszych wersjach QuickBooków proces ten nazywano „archiwizacją”; w nowszych wersjach nazywa się to „czyszczeniem danych firmowych”. Proces ten skraca pliki firm z poprzedniego roku, usuwając szczegóły każdej zamkniętej transakcji, pozostawiając tylko sumy.

Utwórz i zapisz kopię zapasową

Krok 1
Wstaw flash dysk lub CD-ROM do komputera.

Krok 2
Kliknij przycisk „Plik” na górnym pasku menu, a następnie wybierz „Zapisz kopię lub kopię zapasową”. Zostaniesz zapytany, gdzie chcesz zapisać tę kopię zapasową; wybierz dysk flash lub CD-ROM.
Kliknij pole „Nazwa pliku” i wpisz „Zarchiwizowane” przed rozszerzeniem. Kliknij „OK”, a plik zostanie zarchiwizowany na dysku flash lub CD-ROM.

Archiwizuj plik

Krok 1
Kliknij „Plik” na górnym pasku menu i wybierz opcję „Narzędzia”. Gdy otworzy się następne okno, kliknij „Oczyść dane firmy.”

Krok 2
Wybierz „Usuń transakcje z określonej daty”. Wybraną datą będzie data zamknięcia; wszystkie transakcje przed tą datą zostaną skondensowane, a szczegóły tych transakcji zostaną usunięte.

Krok 3
Kliknij „Dalej”, aby otworzyć następne okno, w którym wybierzesz dodatkowe kryteria usuwania transakcji. Dostępne są cztery opcje: usunięcie nie rozliczonych transakcji bankowych i kart kredytowych; usuń transakcje oznaczone do wydrukowania; usuwać zaznaczone faktury i szacunki; usuń transakcje zawierające nieuregulowane lub niezapłacone koszty. Kliknij „Dalej.”

Krok 4
Wybierz usuwanie elementów, które nie zawierają żadnych transakcji w następnym oknie, które zostanie otwarte. Elementy te obejmują konta, klientów, dostawców, inne nazwy, pozycje faktur i notatki „Czynności do wykonania”.
Kliknij „Rozpocznij czyszczenie”. Zapisz oczyszczony plik na pulpicie lub zewnętrznym dysku twardym, aby kontynuować pracę w QuickBooks.

Wskazówka
Księgowi zazwyczaj archiwizują dane QuickBooks po zakończeniu roku podatkowego. Jeśli masz kilka transakcji, które się nie zamknęły, możesz rozważyć transakcje archiwizacji, które rozpoczną się dwa lata wcześniej.

Ostrzeżenie