Jak potwierdzić otrzymaną wiadomość e-mail

Możesz otrzymać wiadomość e-mail, w której nadawca żąda wysłania odpowiedzi w celu potwierdzenia, że ​​otrzymałeś wiadomość. Nie każdy ma możliwość automatycznego otrzymywania potwierdzenia odbioru po otwarciu wiadomości e-mail, więc jeśli zawiera pilne lub czasochłonne informacje, musi wiedzieć, czy dotarł do skrzynki odbiorczej. Uprzejmie informujemy, że otrzymałeś wiadomość, gdy poprosiłeś o przesłanie Ci dokumentów lub innych informacji.

Krok 1
Wyślij potwierdzenie jak najszybciej. Szybka reakcja ma kluczowe znaczenie w świecie biznesu, nawet jeśli informacje zawarte w wiadomości e-mail nie są wrażliwe na czas.

Krok 2
Edytuj temat wiadomości e-mail, jeśli to konieczne. Na przykład może być konieczne wskazanie, że do wiadomości dołączono dokument lub że zaktualizowane informacje są zawarte w odpowiedzi. Jeśli nie musisz edytować wiersza tematu, pole „Re:” zostanie automatycznie wypełnione, powiadamiając odbiorcę o tym, na jaki e-mail odpowiadasz.

Krok 3
Napisz pełne zdanie wskazujące że otrzymałeś wiadomość, a także kiedy podejmiesz jakiekolwiek działania w związku z nią. Bardziej profesjonalne jest stwierdzenie: „Witaj Steve, otrzymałem e-mail dziś rano. Będę się z tobą kontaktować później w godzinach popołudniowych” - co pozwala nadawcy wiedzieć, że priorytetem będzie powrót do niego - niż tylko pisanie „Rozumiem. Dzięki.”
Zaktualizuj odbiorcę na temat wszelkich istotnych zmian. Możesz wykonać dwa zadania jednocześnie: potwierdź oryginalny e-mail i trzymaj odbiorcę w pętli w odniesieniu do istotnych informacji. Nie ma sensu wysyłanie drugiego e-maila z napisem: „Przy okazji, spotkanie związane z zamówieniami, które mi wysłałeś, zostało przeniesione z powrotem na 16:00”, gdy masz już e-mailową rozmowę na ten temat. > Przedmioty, których potrzebujesz