Jak skonfigurować QuickBooks dla firmy konsultingowej

Branża konsultingowa, podobnie jak inne sektory, musi dokładnie monitorować koszty i przychody. Wielu konsultantów korzysta z oprogramowania księgowego QuickBooks, które umożliwia rejestrowanie czasu pracy i generowanie przychodów. Poniżej przedstawiamy krok po kroku, jak przygotować QuickBooks pod potrzeby firmy konsultingowej.

Przygotowanie

Krok 1

Włóż płytę instalacyjną QuickBooks lub, jeśli pobrałeś program, kliknij przycisk „Install”. Poczekaj, aż oprogramowanie się zainstaluje – może to potrwać kilka minut. Po zakończeniu instalacji uruchomi się „EasyStep Interview”, który pomoże w prawidłowym skonfigurowaniu pliku firmy.

Krok 2

Kliknij przycisk „Start Interview”. Pominięcie tego etapu nie jest zalecane, chyba że masz duże doświadczenie w instalacji QuickBooks.

Krok 3

Wprowadź wszystkie dane firmy w pierwszym oknie: nazwę, NIP, adres, telefon, fax, e‑mail oraz stronę internetową. Im więcej informacji podasz, tym lepiej QuickBooks będzie wspierał Twoją działalność.

Krok 4

Wybierz branżę „Professional Consulting”, aby dostosować szablon do potrzeb konsultingu. Następnie podaj informacje o formie prawnej firmy, wybierz początek roku obrachunkowego (zwykle styczeń) i kliknij „Save”, aby utworzyć nowy plik firmy.

W kolejnym oknie wybierz opcję „Both services and products”. Nawet jeśli obecnie nie sprzedajesz produktów, może się to przydać w przyszłości (np. akcesoria partnerskie). Przejdź przez pytania dotyczące sprzedaży online, podatków, wycen itp., aż dojdziesz do sekcji „Review Income and Expense Accounts”. Kliknij „Next” – konta możesz modyfikować później.

Specyfika firmy konsultingowej

Krok 1

Dodaj wszystkich aktualnych i byłych klientów oraz dostawców. Kliknij ikonę „Customer Center” i wprowadź dane klientów. Powtórz tę operację dla dostawców – osób i firm, którym płacisz za usługi lub produkty.

Krok 2

Utwórz listę „Items”. W firmie usługowej „Items” to godziny pracy lub stałe opłaty za wykonane usługi. Przejdź do zakładki „List” → „Item List” i kliknij „New Item”. Wprowadź nazwę, np. „Stawka godzinowa konsultacji”. Określ stawkę (np. 50 zł/h) oraz przypisz przychodowy rachunek „Consulting Income”.

Stwórz osobny element dla każdego rodzaju opłaty – np. „Stała opłata za konsultację” lub „Pakiet 10 godzin”. Możesz ustawić specjalną cenę, np. 450 zł za blok 10 godzin przy standardowej stawce 50 zł/h.