Jak prawidłowo zostawić wiadomość na automatycznej sekretarce

Może nie lubisz tego lub nie jesteś zadowolony ze swojego głosu, ale zdarzają się sytuacje, w których musisz zostawić wiadomość na automatycznej sekretarce – czy to znajomego, czy partnera biznesowego. Oto proste zasady, które pomogą Ci zrobić to profesjonalnie.

Krok 1 – Zacznij od razu po sygnale

Po usłyszeniu sygnału (beep) od razu przystąp do mówienia. Cisza jest nieprzyjemna dla odbiorcy, więc nie trać czasu.

Krok 2 – Podaj swoje imię i nazwisko

Nie zakładaj, że rozmówca od razu Cię rozpozna. Automatyczna sekretarka może zniekształcić Twój głos, więc jasno wypowiedz swoje imię i nazwisko.

Krok 3 – Krótko wyjaśnij powód rozmowy

Podaj zwięzły powód kontaktu. Nie rozwlekaj się – wystarczy np.: „Dzwonię, aby potwierdzić kolację w sobotę”.

Krok 4 – Wyraźnie podaj numer telefonu

Wymów swój numer wyraźnie i w spokojnym tempie. Jeśli to możliwe, powtórz go jeszcze raz, aby mieć pewność, że zostanie prawidłowo zapisany.

Krok 5 – Zakończenie

Nie odkładaj słuchawki bez uprzejmego zakończenia. Możesz użyć zwrotów typu: „Czekam na Twój telefon” lub „Proszę, oddzwoń, gdy będziesz mieć chwilę”.

Uwaga

• Jeśli sprawa jest pilna, podaj datę i godzinę, w której dzwonisz.
• Nie podnoś głosu – używaj naturalnego tonu, takiego jak w rozmowie twarzą w twarz.