Procedury kontroli dokumentacji w inżynierii

Kontrola dokumentacji ma kluczowe znaczenie w środowisku inżynieryjnym. Dotyczy to szczególnie działów, które muszą przechowywać dokumenty opisujące metody stosowane w ich procesach. Niezależnie od tego, czy chodzi o procedurę przyjmowania nowych pracowników, czy o końcowy proces produkcyjny, niezbędny jest system umożliwiający kontrolę tworzenia, rewizji, jakości i aktualizacji tych dokumentów.

Różne formy kontroli dokumentacji

Zakres i sposób kontroli zależą od rodzaju prowadzonych prac inżynieryjnych. Przykładowo w inżynierii oprogramowania może być mniej rysunków mechanicznych, a więcej diagramów procesowych. W każdym przypadku potrzebna jest jasno określona struktura procesu. Podstawowe założenia są następujące:

• Dokumenty są tworzone przez wydział odpowiedzialny za ich wydanie i głównie wykorzystywane przez ten wydział; inne działy mogą wnosić uwagi.
• Za kontrolę całego procesu odpowiada wydział wydający dokument.
• Zespół autorów opracowuje dokumentację, którą następnie przegląda zespół recenzentów posiadających odpowiednie kompetencje i wiedzę merytoryczną. Recenzenci dokonują korekt i ostatecznie zatwierdzają każdy etap.

Standardowe procedury operacyjne (SOP)

SOP‑y (Standard Operating Procedures) istnieją w każdej organizacji, aby ustandaryzować sposób wykonywania poszczególnych zadań. Ważne jest, aby udokumentować procedury we wszystkich obszarach firmy – od przyjmowania nowego personelu po konkretne operacje produkcyjne. Każda jednostka powinna móc szybko zlokalizować odpowiedni SOP, a dokument musi być przechowywany w sposób bezpieczny i nieedytowalny poza formalnym procesem kontroli dokumentacji. Wszystkie zmiany muszą być jasno rejestrowane: kto wprowadził zmianę, dlaczego, oraz data i godzina.

Mechanizm kontroli dokumentów

Dokument powstaje na bazie notatek sporządzonych podczas wywiadu ze specjalistą tematycznym (SME) i jest redagowany przez technicznego pisarza. Następnie trafia do recenzji, gdzie jest oceniany według ustalonych wytycznych. W trakcie tego procesu dokument przechodzi przez wiele osób, które wnoszą swoje uwagi. Po zatwierdzeniu jest archiwizowany w repozytorium, skąd uprawnieni użytkownicy mogą go przeglądać. W razie potrzeby wprowadzane są aktualizacje – skuteczna kontrola dokumentacji rejestruje zmiany, powody (np. aktualizacja oprogramowania) oraz osobę dokonującą modyfikacji. Wszystkie dokumenty podlegają także kontroli jakości, co zapewnia, że ich poziom nie spada poniżej określonych standardów.