Jak konwertować dokumenty do formatu PDF w SharePoint

Platforma Microsoft SharePoint umożliwia zespołom projektowym przechowywanie i współpracę nad dokumentami. Konwersja plików Office (Word, PowerPoint, Excel) do formatu PDF ułatwia udostępnianie oraz archiwizację, ponieważ PDF zachowuje tekst, czcionki, grafiki i hiperłącza. Poniżej opisujemy, jak w prosty sposób tworzyć wersje PDF w folderach SharePoint przy pomocy Adobe Acrobat.

Krok 1 – Planowanie konwersji

Określ strategię przekształcania dokumentów w folderach SharePoint na PDF. Współpraca zwiększa efektywność, ale może wiązać się z ryzykiem nieautoryzowanych zmian. Ustal, które pliki będą konwertowane i kto będzie miał dostęp do wersji źródłowych.

Krok 2 – Przejście do widoku Eksploratora

W folderze SharePoint zmień widok z „Wszystkie dokumenty” na „Widok Eksploratora”.

Krok 3 – Wybór pliku

Kliknij prawym przyciskiem myszy wybrany dokument.

Krok 4 – Konwersja do PDF

W menu kontekstowym wybierz opcję „Convert to Adobe PDF”.

Krok 5 – Zarządzanie uprawnieniami – plik źródłowy

Użyj funkcji Manage Permissions, aby przyznać odpowiedni dostęp do oryginalnego pliku.

Krok 6 – Zarządzanie uprawnieniami – plik PDF

Ustaw uprawnienia również dla wygenerowanego pliku PDF. Nie ma potrzeby tworzenia dodatkowych folderów w SharePoint.

W ten sposób członkowie zespołu mogą przeglądać, komentować i przekazywać uwagi na temat dokumentu PDF, nie mając dostępu do wersji źródłowej.

Wymagane narzędzia

• Microsoft Office 2007 (lub nowszy)
• Adobe Acrobat