Jak dodać klauzulę poufności na końcu wiadomości e‑mail

Większość programów pocztowych automatycznie podpowiada odbiorcę, co zwiększa ryzyko wysłania wiadomości do niewłaściwej osoby. E‑maile służbowe często zawierają wrażliwe dane, których niepowołane ujawnienie może zaszkodzić firmie. Dodanie klauzuli poufności w stopce nie ma mocy prawnej, ale informuje niezamierzonego odbiorcę, że treść nie powinna być rozpowszechniana. Umieszczenie jej w podpisie zapewnia, że każda wychodząca wiadomość ją zawiera.

Outlook 2010

Krok 1

Rozpocznij tworzenie nowej wiadomości i otwórz kartę Message (Wiadomość) u góry ekranu.

Krok 2

Kliknij ikonę Signature (Podpis) i wybierz opcję Signatures…. Pojawi się nowe okno.

Krok 3

W lewym górnym rogu okna kliknij New i nazwij podpis np. „Klauzula poufności”.

Krok 4

Wybierz utworzony podpis i w dolnym polu wklej treść klauzuli.

W polu E‑mail Account wybierz konto, dla którego ma być używany ten podpis, a następnie kliknij OK, aby zapisać.

Thunderbird

Krok 1

Otwórz Thunderbird, przejdź do Tools → Account Settings (Narzędzia → Ustawienia kont).

Krok 2

W kolumnie nawigacyjnej wybierz nazwę swojego konta e‑mail.

Krok 3

W polu Signature text wpisz treść klauzuli poufności.

Kliknij OK, aby zatwierdzić.

Gmail

Krok 1

Zaloguj się do swojego konta Gmail w przeglądarce.

Krok 2

Kliknij ikonę koła zębatego w prawym górnym rogu i wybierz See all settings (Pokaż wszystkie ustawienia). Otworzy się zakładka General.

Krok 3

Przewiń w dół do sekcji Signature.

Krok 4

Wybierz swój adres e‑mail, wprowadź treść klauzuli w polu edytora i kliknij Save Changes na dole strony.

Wskazówki

• Uniwersytet Medycyny i Stomatologii w New Jersey udostępnia przykładową klauzulę poufności, którą możesz wykorzystać:
• „CONFIDENTIALITY NOTICE: This email communication may contain private, confidential, or legally privileged information intended for the sole use of the designated and/or duly authorized recipient(s). If you are not the intended recipient or have received this email in error, please notify the sender immediately by email and permanently delete all copies of this email including all attachments without reading them. If you are the intended recipient, secure the contents in a manner that conforms to all applicable state and/or federal requirements related to privacy and confidentiality of such information.”