Jak archiwizować pliki PDF

Ponieważ formaty rekordów elektronicznych zmieniają się tak szybko, a formaty plików mogą być otwierane tylko przez niektóre programy, pojawiła się niechęć do polegania na zastrzeżonych programach do archiwizacji dokumentów elektronicznych. Chociaż format PDF został wymyślony przez firmę Adobe, specyfikacje dotyczące odczytu i edycji dokumentu PDF są dostępne dla programistów zewnętrznych, a użytkownicy nie muszą polegać na Adobe, aby otworzyć dokumenty. Z tego powodu archiwiści zaczęli polegać na formacie pliku PDF /A do archiwizacji zapisów elektronicznych.

Krok 1
Zrozum różnicę między zwykłym plikiem PDF a PDF /A. Według Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej PDF /A to format pliku oparty na formacie PDF, który „zapewnia mechanizm reprezentowania dokumentów elektronicznych w sposób, który zachowuje ich wygląd w czasie, niezależnie od narzędzi i systemów używanych do tworzenia, przechowywania lub renderowanie plików. ” Plik PDF /A to trwały plik PDF, który jest sformatowany w taki sposób, że można go pobrać w tej samej formie przez długi czas.

Krok 2
Otwórz dokument PDF, który chcesz zarchiwizować Adobe Acrobat 8.0 lub nowszy lub edytor źródeł zewnętrznych. Zobacz Zasoby 1, aby uzyskać pełną listę oprogramowania do tworzenia plików PDF.

Krok 3
Sprawdź, jakie elementy znajdują się w pliku PDF. Aby plik PDF był kompatybilny z formatem PDF /A, musi być w 100% zawarty, co oznacza, że ​​do wyświetlenia dokumentu nie są wymagane żadne elementy zewnętrzne. Czcionki, obrazy, grafika i kolor muszą być osadzone w dokumencie. W programie Adobe Distiller kliknij Ustawienia w górnej części paska menu i wybierz Edytuj ustawienia PDF. Tutaj masz możliwość osadzania czcionek i kolorów. Elementy wideo i audio nie mogą być zawarte w pliku PDF /A.

Krok 4
Wprowadź metadane do dokumentu, aby można było je wyszukać. Metadane PDF zawierają słowa kluczowe, wersję użytego pliku PDF oraz nazwę programu, który utworzył dokument PDF. Aby wprowadzić metadane w Adobe Acrobat, kliknij Zaawansowane na górnym pasku narzędzi. Z menu rozwijanego kliknij opcję Metadane dokumentu.
Zapisz dokument w archiwum. Archiwum może być bezpiecznym zewnętrznym serwerem, dyskiem twardym lub złotym DVD. Media, które zdecydujesz się na przechowywanie archiwalnych plików PDF, będą zależały od tego, co jest najbardziej bezpieczne w twoim biurze lub gospodarstwie domowym.

Ostrzeżenie