Jak korzystać z programu Excel jako bazy danych

Ten sam format tabelaryczny, którego używa Excel do przechowywania liczb i formuł, może być również wykorzystany do zbudowania przeszukiwalnej bazy danych zawierającej informacje do użytku służbowego lub osobistego. Kolumny arkusza programu Excel mogą działać jak pola w bazie danych, które opisują właściwości lub atrybuty informacji, które chcesz przechowywać. Każdy wiersz arkusza reprezentuje rekord lub pełny opis elementu w bazie danych. Po utworzeniu bazy danych można dodać dodatkowe elementy lub przewinąć wpisy za pomocą narzędzia Formularz programu Excel.

Wypełnij bazę danych

Krok 1
Otwórz nowy, pusty arkusz do wykorzystania jako baza danych.

Krok 2
Wpisz unikalną nazwę dla każdego pola w bazie danych w oddzielnych kolumnach. Każda kolumna arkusza roboczego będzie zawierała trochę informacji o każdym przechowywanym elemencie. Na przykład, jeśli chcesz utworzyć bazę danych swojej muzyki z tytułem, nazwą wykonawcy, gatunkiem i rokiem wydania każdej posiadanej płyty CD, wpisz „Tytuł” ​​w komórce A1, „Artysta” w B1, „Gatunek” w C1 i „Rok” w D1. Łącznie pola reprezentują tabelę bazy danych.
Wpisz dane dla każdej pozycji w bazie danych. Na przykład, jeśli masz CD Boston Pops z 2001 r. O nazwie „Best of Broadway”, wpisz „Best of Broadway” z rzędu w kolumnie „Titles”, „Boston Pops” w tym samym wierszu pod „Artist”, „Broadway” w „Gatunek”, a następnie „2001” w kolumnie „Rok”. Każdy wiersz dodany do arkusza kalkulacyjnego reprezentuje nowy rekord bazy danych.

Dodaj nowe rekordy za pomocą narzędzia do formularzy

Krok 1
Kliknij przycisk „Strona główna”, „Opcje”, a następnie „ Pasek narzędzi Szybki dostęp. ”

Krok 2
Wybierz„ Wszystkie polecenia ”z listy rozwijanej„ Wybierz polecenia z ”.

Krok 3
Kliknij„ Formularz ”,„ Dodaj „a następnie„ OK ”, aby dodać przycisk Formularz do paska narzędzi Szybki dostęp.

Krok 4
Kliknij dowolną zajętą ​​komórkę w swojej bazie danych, a następnie przycisk„ Formularz ”. Program Excel automatycznie generuje formularz zawierający pola bazy danych i pierwszy rekord.
Dodaj nowy element do bazy danych za pomocą formularza. Kliknij „Nowy”, wpisz dane dla każdego pola nowego rekordu, a następnie kliknij „Zamknij”.

Przewiń bazę danych

Krok 1
Kliknij dowolną komórkę w swojej bazie danych i następnie przycisk „Formularz”.

Krok 2
Kliknij przyciski „Znajdź następne”, aby wyświetlić następny element w bazie danych.
Kliknij przyciski „Znajdź poprzedni”, aby wyświetlić poprzednie rekordy.

Porada
Użyj skrótów klawiaturowych Excela, aby wyszukać konkretny element w danych lub poruszać się po nim. Funkcja Znajdź może pomóc w zlokalizowaniu elementu w bazie danych. Na przykład, jeśli szukasz płyty CD określonego wykonawcy, naciśnij „Ctrl-F”, wpisz nazwę artysty w polu wejściowym „Znajdź co”, a następnie naciśnij „Enter”. Aby dodać nowy element do bazy danych, naciśnij „Ctrl-End”, a następnie „Enter”, aby przenieść kursor do następnego pustego wiersza w bazie danych arkusza.

Ostrzeżenie